Hogyan lehet előrehaladási jelentést írni?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Indítsa el a folyamatot
• 2. rész A jelentés elkészítése
• 3. rész A gyakori hibák elkerülése

Az előrehaladási jelentések nagyon fontosak a szakmai vagy tudományos projektek irányításához. Ezen felül segítenek abban, hogy jobban tájékoztassa feletteseit, kollégáit vagy ügyfeleit a megvalósult projekt előrehaladásáról. Jelentésében meg kell határoznia az elvégzett munkát és a projekt befejezéséhez szükséges lépéseket.

szakaszában

1. rész Indítsa el a folyamatot

1. 
   

   
   Határozza meg a jelentés célját. Valaki több okból kérheti meg az előrehaladási jelentés leírását. Nyilvánvalóan, és a legtöbb esetben az, hogy megmutatja az egy adott projekt megvalósításában elért haladását. A célját azonban kissé közelebbről kell megfontolnia.
   • A program vagy kutatási projekt előrehaladásáról szóló jelentés kissé különbözik a professzionális projekt jelentésétől. Ebben az esetben a rendszer felkérést fog adni az adatok megadására anélkül, hogy szükségszerűen figyelembe venne más elemeket, például a költségeket, de ez nem mindig van így.
   • Az ügyfélnek készített jelentés különbözik a felettese számára készített jelentéstől. Mindkét esetben figyelembe kell vennie a jelentés elkészítésének okait.

2. 
   

   
   
   
   Határozza meg olvasói körét. Miután beállította a jelentés célját, ki kell választania az olvasóknak szükséges információkat, és be kell építenie az e-be. Az előrehaladási jelentés terve gyakorlatilag azonos lesz, függetlenül a bemutatott témától. Ugyanakkor figyelembe kell vennie a projekt sajátosságait.
   • Milyen kapcsolataik vannak az olvasói a projekttel? Milyen hatással van a projekt rájuk? Például ez a hatás más lesz, ha a felettese vagy az ügyfeled.
   • Képzelje el, hogy az olvasók miért döntik el a jelentés elolvasása után. Például lehetnek logisztika, finanszírozás vagy határidők.
   • Határozza meg, hogy az olvasóknak milyen információkra van szükségük a projektben való részvételhez, és hatékonyan kövesse nyomon. Milyen műszaki szempontokat kell tudnia az olvasóknak? Meg vannak-e szokva a szóban forgó tevékenységben használt zsargonhoz?

3. 
   

   
   
   
   Találja meg a közönséggel való kommunikáció legjobb módját. Az előrehaladási jelentés nem csupán írásbeli dokumentum, amelyet továbbít a felettesének vagy a tanárnak. Ennek különféle formái lehetnek, az esettől függően.
   • Az előrehaladási jelentés szóbeli prezentáció lehet egy heti vagy havi munkaértekezlet során.
   • Ez e-mail formájában is megjelenhet, amelyet rendszeresen küldenek a kollégáknak.
   • Dönthet úgy is, hogy emlékezetet ír, és felveszi a kapcsolatot a felettesével.
   • Általában hivatalos jelentést fog írni egy ügyféllel vagy állami ügynökséggel.

4. 
   

   
   Kérdezze meg a séfét. Hacsak még nem írtál ilyen típusú jelentést, és ebben az esetben mindent tud a kérdésről, próbáljon meg a lehető legtöbb információt megszerezni feletteseitől. Vállalata megkövetelhet egy speciális bemutatót, ebben az esetben meg kell felelnie.

5. 
   

   
   Válassza ki a jelentés hangját. Az előrehaladási jelentések nem feltétlenül formálisak. A valóságban a kollégáknak vagy a közvetlen felügyelőknek szóló belső jelentéseket gyakran nyugodtan írják. Ezért ellenőriznie kell a vezetõvel, hogy mit vár a jelentésben.
   • Ha ez egy jelentés az ügyfeleknek vagy a tézisek felülvizsgálati bizottságának, akkor ajánlott formális hangot alkalmazni.
   • A formális vagy az informális hangzás azonban nem számít, mert a lényeg az, hogy világos, pontos és őszinte legyen.

2. rész A jelentés elkészítése

1. 
   

   
   Válassza ki a dokumentum bemutatását. Az írás megkezdése előtt ki kell választania a megfelelő prezentációt, és meg kell határoznia a jelentés tartalmát és hangját.
   • Használhatja a felsorolt ​​listákat. Ez a módszer lehetővé teszi az információk világos bemutatását. Az olvasó képes lesz könnyedén böngészni az ön e-könyvtárában a szükséges információk megszerzése érdekében. Időközi jelentés esetében azonban ilyen listán hiányozhat a formalizmus. Ezért, ha a jelentés az Ön vezetõinek szól, a legjobb, ha röviden használunk. Ha kommunikál kollégáival, válassza az e-mailt.
   • Emlékezzen arra is, hogy táblázatokat vagy táblázatokat tartalmaz. Ez különösen akkor releváns, ha előrehaladási jelentést készít egy olyan projektről, amelyhez finanszírozást próbál megszerezni, vagy ha megpróbálja igazolni az olvasó számára a kapott finanszírozást.

2. 
   

   
   Szervezze meg e bekezdését. A jó előrehaladási jelentésnek a lehető legtisztábbnak kell lennie. A legjobb, ha e bekezdését bekezdésekben osztja, és ugyanazon a kérdésen csoportosítja az információkat.
   • Az egyértelműbbé tétele érdekében gondoljon a feliratok hozzáadására, így az olvasók elképzelhetik az egyes szakaszok tartalmát. Ha egy pont különösen érdekli őket, akkor közvetlenül hozzájuk férhetnek.

3. 
   

   
   Írja be a címet. Általában a címet az első oldal tetejére helyezik, ha a dokumentumot a következő oldalakon mutatják be. Ez ismét a vállalati vagy az egyetemi bemutató szabályaitól függ. Ezért megfelelő időben végezze el a szükséges ellenőrzéseket.
   • A címnek tartalmaznia kell a dátumot, azaz a jelentés benyújtásának dátumát, a címzett nevét és beosztását, a szerző nevét, funkcióját és a jelentés célját.

4. 
   

   
   Írja be a bevezetőt. Ez a szakasz a cím után következik. Gyakran dőlt betűvel különböztethető meg a többitől. Áttekintést ad a projektről és annak előrehaladásáról. Bemutatja az elért haladást és az elért célokat.
   • Feltétlenül adja meg a jelentés tárgyát. Ismertesse a projektet is, emlékeztetve arra, hogy frissítésről van szó annak előrehaladásáról.

5. 
   

   
   Írja be e szövegét. Ez a rész szakaszokra és alszakaszokra osztható. Valójában ez lényegében csak egy részletesebb bevezetés. Vizsgálja meg annak tartalmát és finomítsa ki.
   • Adja meg az utolsó jelentés óta elvégzett feladatokat, valamint a folyamatban lévő feladatokat.
   • Elemezze a felmerült problémákat, a megválaszolandó kérdéseket és a megtartható megoldásokat.
   • Adja meg és igazolja a projekt során bekövetkezett változásokat.
   • Érdemes lehet más elemeket is bevonni, például a személyzet változását, a túllépéseket, a késedelmeket, a dokumentumok beszerzésének nehézségeit vagy a számítógépes és biztonsági kérdéseket.

6. 
   

   
   Tegye meg a projekt következő lépéseit. Ez a szakasz a jelentés szövegének része. Ennek célja az olvasó tájékoztatása a projekt hátralévő szakaszairól. Ne felejtse el megemlíteni azokat a problémákat, amelyek befolyásolhatják a projekt költségvetését, irányítását vagy a projekt befejezésének határidejét.
   • Mindenekelőtt ne hagyja figyelmen kívül a projekt határidejének bármilyen változását.
   • Kerülje a problémákat. Ne aggódjon azonban szükségtelenül az olvasó miatt, és ne ígérjen olyan ígéretét, amelyet nem fog tudni tartani.

7. 
   

   
   Írja be a ledolgozott órák számát. Meg kell mutatnia, hogy mennyi időt töltött Ön és a csapata, ha van ilyen a projekten. Az olvasók tudni fogják, hogy keményen dolgozott, függetlenül attól, hogy a vonalvezető, az ügyfelek vagy a kormányhivatal adhat pénzt.

3. rész A gyakori hibák elkerülése

1. 
   

   
   Vigyázzon, ne térjen el a tárgyától. Írása helyes lesz, amíg tiszteletben tartja a fent leírt pontokat. Arra törekszen, hogy marginális kérdésekkel foglalkozzon azzal, hogy elkerülje a témát, még akkor is, ha érdekes.
   • Például, ha a projekt egy művészeti rendezvény önkéntes szervezésére irányul, akkor valószínűleg kísértésnek indul a művészetek kifogásolható finanszírozásának elemzése, ám ez nem igazán segít a projekt előrehaladásának pontos meghatározásában.

2. 
   

   
   Légy egyszerű. Egy időközi jelentés célja az Ön által elért haladás bemutatása anélkül, hogy az olvasót szavak és felesleges ötletek elmerülése alá fojtaná. Csak annyit kell tennie, hogy a projekt előrehaladására, a megteendő lépésekre és a végrehajtandó változtatásokra kell összpontosítania.
   • A jelentés címzettjétől függően előfordulhat, hogy túllépnie kell egy bizonyos szót. Jó szabály a szükséges információk lehető legrövidebb időnkénti bemutatása.

3. 
   

   
   Kerülje el, hogy túl homályos legyen. Feltétlenül tisztázza a projekt jelenlegi állapotát. Kerülje például, hogy olyan szavakat mondjon, mint "haladunk a művészeti rendezvényünk finanszírozásában". Ehelyett mutassa be részletesebben az Ön adatait: "Az e különböző intézmények által nyújtott 5000 eurós támogatásnak köszönhetően csak 2000 euróra van szükségünk 12 000 euróban kitűzött célunk eléréséhez."

4. 
   

   
   Törölje a kiterjesztő kifejezéseket. Ne feledje, hogy világos és tömör jelentést szeretne írni. Nyilvánvalóan próbáljon meg ne rendetlenséget élvezni olyan kifejezésekkel, amelyek semmit nem adnak a jelentéshez. Például az olyan kifejezések, mint a „teljes katasztrófa” vagy „elsöprő siker”, túl érzelmi vagy túl homályosak ahhoz, hogy belekerüljenek az ügyfélnek vagy az igazgatónak készített jelentésbe.

5. 
   

   
   Idézd a forrásait. Megfelelően azonosítsa a jelentésben beágyazott külső információ-, adat- és grafikai forrásokat. Felvehet egy oldalt, ahol megjelöli ezeket a forrásokat.