Hogyan készítsünk ütemtervet?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Írja le a legfontosabb napi feladatokat
• 2. rész Ütemterv készítése
• 3. rész Az ütemterv optimalizálása

Manapság a legtöbb ember hektikus életmódot folytat. Ezért fontos tudni, hogyan kell jól megszervezni az idejét. Az idő az egyetlen erőforrás, amelyet pénzzel nem tudunk megvásárolni. És mégis, egyszerre vagy másikban sokan nem optimalizálják, vagy feleslegesen elveszítik. Az ütemterv lehetővé teszi, hogy egy órától a másikig átvegye a nap irányítását. Ráadásul egy jó program sokat segít abban, hogy elérje a magadnak kitűzött nagy és kicsi célokat.

szakaszában

1. rész Írja le a legfontosabb napi feladatokat

1. 
   

   
   Sorolja fel az összes napi tevékenységet. Nem számít, ha a listája időrendi sorrendben van-e vagy sem. Ez az első vázlat csak egy ötletbörze, és nem sorolja fel a rendben levő tennivalókat. Körülbelül 1 óra alatt írja le az összes feladatot, amelyet minden nap meg kell tennie (és mindazt, amit meg kell tennie, de nem kell tennie).
   • Ha nehezen emlékszik mindennapi tevékenységére, tartson magával egy kis notebookot, és írja le mindennapi tevékenységeit.

2. 
   

   
   Írja le a fontos és a kevésbé fontos feladatokat. Az brainstorming megkezdésekor ne tartson semmilyen tevékenységet túl jelentéktelennek. Függetlenül attól, hogy a feladat fontos, vagy sem, ezt meg kell tennie. A korai ütemtervben jobb, ha belefoglalja az összes tevékenységet, és később szükség esetén módosíthat.
   • Ha reggel és este ki kell vinnie kutyáját, írja le.

3. 
   

   
   
   
   Tegyen fel kérdéseket saját tevékenységeivel kapcsolatban. Milyen feladatokat kell tennie annak érdekében, hogy meg tudja táplálni magát? Milyen feladatokat kell elvégeznie ahhoz, hogy minden nap dolgozzon? Hogyan szervezi meg, hogy valaki felvegye a lányát az iskolában?
   • Minden bizonnyal meglepő lesz, amikor felfedezi az összes apróbb feladatot, amelyeket végre kell hajtania, hogy vállalja a legnagyobb felelősségét. Ne engedje le magától: a fény az alagút végén van. Az ütemterv lehetővé teszi azon feladatok és rések azonosítását, amelyek nem vagy nem nagyon eredményesek. Ezután azon dolgozhat, hogy megszüntesse őket mikor és mikor.

4. 
   

   
   Elemezze a listát. Ha rájössz, hogy kevés vagy nincs elég ideje, tekintse át a feladatok listáját, hogy megtudja, vajon valóban szükség van-e mindegyikre. Felfedezheti, hogy hatékonyabban átvállalhatja bizonyos felelősségi körét, vagy átruházhatja őket másokra.
   • Ha úgy találja, hogy túl sokat főz, kérdezze meg a szomszédját (vagy a szomszédját), hogy hajlandó-e megosztani néhány étel készítését? Megállapodhatott azokban az ételekben, amelyeket mindkettő kedvel, és minden fordulóban hetente egyszer vagy kétszer főzhet.

2. rész Ütemterv készítése

1. 
   

   
   
   
   Nyisson meg egy új munkalapot a Microsoft Excelben vagy hasonló szoftverben. Az első bal oszlopot kell fenntartani, a felső sorot pedig a hét napjain.

2. 
   

   
   A feladatokat társítsa a megfelelő ütemtervekkel. Kezdje a tevékenységekkel, amelyeket minden nap ugyanabban az időben kell elvégeznie. Használja a már elvégzett elemzést, hogy ezeket a feladatokat a lehető legjobb résbe tegye. Ne felejtse el lefoglalni egy vagy több szünetet a nap folyamán.

3. 
   

   
   Adj magadnak több időt tevékenységei elvégzéséhez. Általános szabály, hogy egy órás résidő elegendő. Előfordulhat azonban, hogy 90 percre vagy akár két órára is szüksége van bizonyos feladatok elvégzéséhez, mivel időbe telhet ahhoz, hogy összpontosítson arra, amit meg kell tennie. Ne felejtsen el 30 perces rést foglalni. Ne essen ugyanabba a csapdába, mint sok más ember: ne legyen túl szűk az ütemterv.
   • Ha hosszabb réseket szeretne létrehozni, több cellát egyesíthet.

4. 
   

   
   Legyen rugalmas. Néha nehéz megismerni az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt. A rugalmas ütemterv lehetővé teszi, hogy szükség esetén meghosszabbítsa vagy lerövidítse tevékenységeinek időtartamát. Vegye figyelembe a kudarcokat, ha néhány percet ad hozzá a feladat elvégzéséhez.
   • Légy óvatos: ne használja a kikapcsolódás pillanatait rést "pufferekként", vagyis olyan résidőkként, amelyekkel a várt időben még nem teljesített feladatot is felhasználhatja. A pihenés pillanata nem luxus.Adjon nekik ugyanolyan jelentőséget, mint bármely más tevékenységnek.

5. 
   

   
   Nyomtassa ki a táblázatot. Valószínűleg hasznos lesz több példány kinyomtatása. Helyezze az egyiket a hűtőszekrényre, egyet a szobájába és egy a fürdőszobába. Jelölje ki vagy jelölje ki a fontos tevékenységeket.

6. 
   

   
   Használjon színkódot. Használjon különböző színű markereket az élet minden területének azonosításához. Például használhat sárga munkára, vörös testmozgásra, kék iskolába stb. A gyors pillantás lehetővé teszi, hogy jó ötlettel rendelkezzen a napi programról. Például, ha sok kék színt látsz, azonnal tudni fogja, hogy manapság túlterhelt az iskolai tevékenységekkel.

3. rész Az ütemterv optimalizálása

1. 
   

   
   Elemezze a reggeli energiáját. Az emberek többsége jobban elemzi a dolgokat, és jobb kreativitással rendelkezik reggel. Képességeik azonban a nap előrehaladtával hajlamosak csökkenni. Ha ez az eset áll fenn, ütemezze be azokat a tevékenységeket, amelyek reggelente koncentrálódást és gondolkodást igényelnek. Például dönthet úgy, hogy reggel leírja.
   • Ugyanakkor az is lehetséges, hogy a kreatív munkád nagy részét este végzi. A napban nincs rossz idő a dolgok csinálására. A cél az, hogy hatékony ütemtervet hozzon létre, amely megfelel az Ön igényeinek és személyiségének.

2. 
   

   
   Elemezze a délutáni energiát. Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, akkor biztosan nincs annyi energiája délután. Ebben az esetben vegye igénybe ezt az ismétlődő és unalmasabb feladatok elvégzéséhez. Olyan tevékenységekről beszélünk, amelyek nem igényelnek mély gondolkodást vagy intenzív koncentrációt. Például használja ezt az időtartamot találkozók lebonyolításához, néhány megbízás kimenetéhez, vagy rövid e-mailekre válaszoláshoz, stb.

3. 
   

   
   Elemezze az esti energiát. Sok ember élvezi estét, hogy felkészüljön és megszervezze a következő nap tevékenységeit. Másnap elkészítheti az ebédkosárját, kiválaszthatja és ki is hozhatja a viselt ruhákat, időt tölthet házának takarításával vagy megszabadulhat a már nem szükséges tárgyaktól.

4. 
   

   
   Hozzon létre jó szokásokat, hogy elérje céljait. Például, úgy dönt, hogy naponta 30 percet tölt el a regényének kidolgozásán, garázs tárolására vagy kertészkedés tanulására. Ez lehetővé teszi, hogy minden nap egy kicsit dolgozzon a céljainak elérésében, és jó szokásokat alakítson ki azok elérése érdekében. Bizonyos módon az "automatikus pilóta" lesz. Meghatározása szerint minden dolog, amit rendszeresen teszel, akár jó, akár rossz, szokássá válik.

5. 
   

   
   Tesztelje az ütemezését. Illik hozzád? Logikusan programozta-e tevékenységeit? Szüksége van-e valamilyen változtatásra? A dolgok egyenkénti áttekintésével változtassa meg a hibát. Ehhez ne várjon a hétvégére vagy a hónap végére. Fokozatosan, két-három naponként gondolja át a szükséges kiigazításokat, amíg úgy érzi, hogy az ütemezése megfelelő az Ön számára. Lehet, hogy minden hónapban újra látnia kell, és kisebb vagy nagy változtatásokat kell végrehajtania. Valójában az egyetlen dolog, amiben teljesen biztosak lehetünk az életben, az, hogy a dolgok megváltoznak.