Hogyan lehet elnökölni az ülésen?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Felkészülés a találkozóra
• 2. rész Az ülés elnöke
• 3. rész Vezesse hatékonyan az ülést

Az üzleti világban bizonyos rugalmasságra van szükség a dolgok végrehajtásához. Például a fontos döntéseket általában egy csapat hozza meg, és a fontos munka elvégzéséhez több szakértő beavatkozása szükséges. A strukturált és szervezett találkozók lehetővé teszik a nagyon szoros együttműködést, de az ülés valószínűleg nem hatékony és végtelen, ha nincs meghatározott célja, vagy ha nem bizonyos sorrendben halad tovább. Az elnöki ülés ütemezése, felkészítése és levezetése segít elkerülni az idő pazarlását, és sikeres lehet az ülésen.

szakaszában

1. rész Felkészülés a találkozóra

1. 
   

   
   Beszéljen a résztvevőkkel az ütemezett találkozóról. Miután megtudta, hogy egy munkaértekezletet fog vezetni, először gondolja át a beszélgetést a résztvevőkkel, különösen a magas szintű pozícióban lévő vagy fontos emberekkel. Kérdezze meg tőlük, hogy szerepel-e néhány napirendi pont. Írja le válaszát és fontolja meg őket a napirend meghatározásakor.
   • Érdemes megkérdezni a résztvevőket, hogy nincsenek-e olyan konkrét pontok, amelyekről az ülés során meg szeretnének beszélni, mert ez nemcsak megkönnyíti a napirend kidolgozását, hanem azért is, mert jóval a találkozó kezdete előtt tette a résztvevőket munkára. ülésén. Az emberek hajlandók lesznek a részvételre, ha tudják, hogy az őket érdeklő kérdéseket az ülés során megvitatják.

2. 
   

   
   
   
   A napirend kidolgozása és terjesztése. Ez a napirend nagyon hasznos lesz, nem csak az ülés elnöke számára, hanem a résztvevők számára is, mivel olyan fontos információkat tartalmaz, mint például az ülés ideje, helye és a résztvevők listája. Ezenkívül a napirend lehetővé teszi mindenkinek a felkészülését, mivel meghatározza azokat a pontokat, amelyeket az ülés során megvitatnak. A lehető leghamarabb küldje el a nap rendelését. Minél fontosabb a találkozó, annál hamarabb közzé kell tenni azt.
   • Az ütemtervnek megemlítenie kell azt a viták idejét, amelyet minden egyes ponthoz hozzárendelnek. Ha előre beállítja az ütemtervet, akkor figyelemmel kísérheti az ülés előrehaladását. Egyes pontok megbeszélési ideje a vártnál hosszabb vagy rövidebb időt vehet igénybe, azonban az ütemezés lehetővé teszi, hogy jobban kövesse e pontok megbeszélését, és ennek megfelelően módosítsa az idejét.

3. 
   

   
   
   
   Keressen rá a találkozó és a korábbi ülések témájára. Néhány résztvevő nem ismeri a megvitatandó kérdéseket, mások esetleg nem vettek részt korábbi ülésein, míg mások egyszerűen elfelejtették. Tudja, hogy jobban lesz képes elnökeként eljárni, ha ismeri a korábbi találkozók tartalmát. Próbáljon beszélgetni azokkal az emberekkel, akik már részt vettek ezen a találkozón, hogy tisztázza azokat a kiemelkedő kérdéseket, amelyeket fel kell vennie az ülésen. Az ülés ütemezésének megkönnyítése érdekében fontolja meg az előadó kérését, hogy adja meg Önnek a korábbi ülések jegyzőkönyveit.
   • Ezek a jelentések rendkívül hasznosak lehetnek. Összefoglalják a korábbi ülések vitáit és döntéseit, és lehetővé teszik, hogy mindent gyorsan elrendezzen. Még a jelentéseket is elküldheti a napirenddel együtt.

4. 
   

   
   Győződjön meg arról, hogy a helyszín előre készen áll. A találkozó napján ellenőrizze, hogy a szoba tiszta, bemutatható és készen áll-e a résztvevők fogadására. Ellenőrizze azt is, hogy a hardver jól működik-e, például a dianéző, a vetítőkészülék stb. Vegye figyelembe, hogy a műszaki fényszórók megszakíthatják az ülést.
   • Ha digitális médiummal, például a PowerPoint-rel mutat be prezentációt, szánjon időt arra, hogy megismerkedjen a diák közötti görgetéshez használt távirányítóval. Ez időt takarít meg a vita előrelépésében.

2. rész Az ülés elnöke

1. 
   

   
   Nyissa ki az ülést nyitottnak. Az ülés megnyitásakor, és amikor valamennyi résztvevő vagy legalább a legfontosabb közülük települnek, próbáljon megtartani az összes közönség figyelmét. Mutassa be magát, és tegye közzé a találkozó célját. Ezután beszéljen a találkozó hosszáról és arról, hogy miként tervezi a megszakítást. Befejezheti a meghirdetett idő előtt vagy után, de rendelkeznie kell legalább egy jelölővel az ülés előrehaladásának nyomon követéséhez. Ha a résztvevők nem ismerik egymást, szánjon rá időt a legfontosabb bevezetésére.
   • Vegye figyelembe, hogy egyes szervezetek és vállalatok szigorú eljárásokkal rendelkeznek az ülések megnyitására és lebonyolítására. Például az Amerikai Állami Munkaadók Szövetsége (AFSCME) a ​​Roberts rendszabálya (Roberts eljárási szabályzat) néven ismert rendszert alkalmaz, amely előírja, hogy az elnök az ütközéssel megnyitja az ülést. kalapács az asztalon. Ezenkívül ezek a szabályok nagyon specifikusak az állásfoglalások bemutatása és elfogadása szempontjából.

2. 
   

   
   Összegezze azokat a fontos pontokat, amelyeket a korábbi üléseken megvitatták. Fontos projekteknek szentelt találkozók esetén próbálja meg felhívni a közönség figyelmét, amint az ülés megnyílik, gyorsan összefoglalva a korábbi találkozókat jelölő döntéseket és kiemelkedő eseményeket. Valószínűleg nem minden résztvevő ismeri a problémát, mint te, ezért érdemes mindenkit értesítenie, hogy megkönnyítse az ülést.
   • Ahelyett, hogy önmaga összefoglalná az előző ülések tartalmát, utasíthatja az előadót, hogy olvassa el Önnek a jegyzőkönyvet.
   • Megfontolhatja az előző találkozó óta kapott fő levelezés elolvasását is.
   • Lehetőség van a résztvevők számára a levelezés és a jelentések másolatainak kiosztására is, mivel általában nem szükséges ezeket a dokumentumokat hangosan elolvasni.

3. 
   

   
   Kérd meg néhány résztvevőt, hogy tegyen jelentést a jelenlegi helyzetről. Ezután adjon lehetőséget a szakértőknek, hogy tájékoztassák a közgyűlést az előző ülés óta történt eseményekről. Ez bármi lehet, például olyan problémák, amelyeket a vállalatának vagy szervezetének meg kell oldania, a személyzet változása, a projekt fejlesztése vagy a stratégia megváltozása. A résztvevők információkat kérhetnek az előző ülésen hozott határozatok eredményeként hozott egyes intézkedések eredményeiről is.

4. 
   

   
   Foglalkozzon a lezáratlan kérdésekkel. Mielőtt új kérdésekre lépne, beszélje meg a még meg nem oldott problémákat vagy az előző ülésen nem hozott határozatokat. Senki sem akarja vállalni a felelősséget a régi problémákért. Ezért próbáljon megbeszélése során megoldani a lezáratlan kérdéseket. Általában azokat a munkákat, amelyeket az előző ülésen nem fejeztek be, a "lezáratlan kérdések" vagy a "jövőbeli megfontolásokra szánt kérdések" felsorolják.
   • A társaság kultúrájától és működési szabályaitól függően a döntéshozatalra külön eljárás vonatkozhat, például többségi megállapodásra van szükség, vagy magas hierarchikus pozíciójú emberek csoportját kell kinevezni, hogy minden döntéseket.
   • Vegye figyelembe, hogy néhány kérdést egyszerűen nagyon nehézkes megoldani az ülések közötti időben. Nem kell tartózkodnia a még folyamatban lévő hosszú távú projektek előrehaladásával. Ugyanakkor "meg kell" hoznia olyan döntéseket, amelyek azonnali fellépést igénylő projektekről szólnak.

5. 
   

   
   Új üzleti folyamat feldolgozása. Akkor beszélj új kérdések, új aggodalmak és kérdések, amelyeket meg kell vitatni az ülés során. Ezek általában olyan pontok, amelyek a korábbi ülések óta bekövetkezett fejlemények eredményeként következnek be. Próbáljon meg végleges és egyértelmű döntéseket hozni, mivel azokat a kérdéseket, amelyekkel az ülésen nem foglalkoztak, a következő ülésre halasztanak.

6. 
   

   
   Összegezze az ülés következtetéseit. Ha befejezte a jelenlegi eseteket, folytassa a résztvevők következtetéseinek összegzését. Részletesen ismertesse a döntések eredményeit, és ha szükséges, írja le azokat a konkrét intézkedéseket, amelyeket minden résztvevőnek el kell végeznie a következő ülés előtt.
   • Ez a lépés fontos, mivel ez az utolsó esély arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki egyértelmű elképzeléssel hagyja el a helyet a különböző projektek előrehaladásáról, és pontosan tudja, mit kell tennie.

7. 
   

   
   Befejezésképpen ismertesse a következő ülés témáját. Végül tájékoztasson mindenkit a következő ülés témájáról, és ha már megkezdte a programozását, állítsa be a helyet és a dátumot. Ez fenntartja a projektek vagy a döntések közötti bizonyos folytonosságot, és elképzelést ad a résztvevök számára a kijelölt munka elvégzésének megszervezésének határidejéröl.
   • Tudja, hogy te nem Újabb ülést kell ütemeznie, ha kimerítette a jelenlegi ülés napirendjét. Jó azonban ezt megtenni, ha van elég pont foglalkozni, vagy ha meg kell várnia, hogy megnézze, hogyan fejlődnek bizonyos projektek.

3. rész Vezesse hatékonyan az ülést

1. 
   

   
   Orientálja a vitákat anélkül, hogy azok uralkodnának. Az egyik szerepe az, hogy előmozdítsa a vitákat és tartsa a kapcsolatot a találkozó céljaival. A szereped nem az felajánlja véleményét minden kérdésben, vagy hogy összehangolja a viták előrehaladását a tervezett ütemtervvel. Legyen rugalmas. Hagyja a résztvevőknek szabadon kifejezni magukat, és hagyja, hogy az új kérdések felmerüljenek, még akkor is, ha nem tartoznak a napirendbe. Lehet, hogy le kell zárnia vagy meg kell változtatnia néhány kérdést, hogy a beszélgetést távol tartsa a találkozó céljától, de nem gondolja, hogy mindent ellenőriznie kell. Végül is kollektív törekvés.
   • Nézze meg a napirendet az ülés előrehaladtával. Ha késik, ne felejtsen el néhány kérdést vagy elhalasztja az áttekintést. Ne habozzon ezt megtenni, ha a megvitatott kérdések nagyon fontosak.

2. 
   

   
   Ösztönözze a jelenlévőket a vitákban való részvételre. Elnökként biztosítani kell az eljárás hatékonyságát és átláthatóságát. Ösztönözni kell a jelenlévők részvételét, akik nem akarnak beszélni, noha jól ismerik a megvitatott kérdéseket. Nem kell megtámadnia őket, vagy közvetlenül nem kell velük beszélnie. Ön egyszerűen csak azt mondhatja: "Azt hiszem, Martin úr szakértelme nagyon hasznos lesz számunkra". Ez elegáns módszer arra, hogy ösztönözze néhány tagot az aktívabb részvételre.

3. 
   

   
   Ügyeljen arra, hogy mindenki megértse az eljárás tartalmát. Ne feledje, hogy nem minden résztvevő rendelkezik azonos ismeretekkel és tapasztalatokkal a találkozóról. Annak érdekében, hogy élvezhessék a találkozó előnyeit, fontolja meg a komplex kérdések egyszerűsítését, amikor azok felmerülnek. A kevésbé tapasztalt résztvevők minden bizonnyal értékelni fogják erőfeszítéseidet.

4. 
   

   
   Ne hagyjon hátra nehéz vagy kínos kérdéseket. Ha ezeket az ügyeket az elnök nem tudja megfelelően ellenőrizni, akkor az ülés kudarc lehet. Ügyeljen arra, hogy foglalkozzon az ülésen felmerülő összes fontos kérdéssel, és ne hagyja, hogy a résztvevők megkíséreljék felszabadítani magukat a felelősség alól, vagy homályos elnézést kérjenek a megválaszolatlan kérdések miatt. Próbáljon megtudni és kapjon válaszokat olyan kérdésekre, amelyekre senki sem akar megoldást találni. Ez nem feltétlenül felel meg az egyes résztvevők kívánságainak, azonban ezeket a kérdéseket meg kell oldani, hogy az ülés céljait elérje.
   • Győződjön meg arról, hogy minden fontosabb döntést rögzítettek. A munkát kérje a találkozó riportere vagy jelentésíró. Ha kénytelen bonyolult kérdéseket feltenni, próbáljon meg jól indokolt választ kapni ezekre a kérdésekre.

5. 
   

   
   Nézze meg ütemezését. Sokan nem szeretik a találkozókat, mert azt gondolják, hogy időpocsékolás. A végtelen értekezlet elkerülése érdekében használja az elnöki jogosultságot az eljárás gyors előrehaladásához. Ha az ülés valószínűleg a vártnál hosszabb ideig tart, ne habozzon elhalasztani néhány érzéketlen kérdés vizsgálatát. Légy kész a helyszínen felülvizsgálni programját, hogy ne pazarolja az időt.