Hogyan szervezzen rendezvényt?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Tanulja meg az alapokat
• 2. rész Kezdje az előkészületeket
• 3. rész Közelítés a célvonalhoz
• 4. rész Maga az esemény irányítása
• 5. rész Kerülje el a problémákat

Ebben a cikkben: Az alapok elsajátításaAz előkészületek megkezdéseA közelebb kerül a célvonalhozMagyarázat az esemény kezelése Kerülje el a problémákat

A rendezvényszervezés nagyszerű élmény, függetlenül attól, hogy saját partira, üzleti eseményre, családtagjaira és barátaira, esküvőre vagy valamilyen hivatalos eseményre készülsz. Ez egy nehéz és kifizetődő munka. Az érintett személyek minden bizonnyal értékelni fogják kedvességét és a születésnapi, esküvői, parti vagy esemény megszervezéséhez szükséges erőfeszítéseket. Tanulja meg, hogyan szervezzen nagy eseményeket és megoldja a problémákat, majd gondos tervezéssel egyszerűen kerülje el őket.

szakaszában

1. rész Tanulja meg az alapokat

1. Határozza meg céljait és céljait. Ez logikusnak tűnhet, de fekete-fehérben kell írni, hogy megtudja, mennyit fog kapni, költségvetésének nagysága, előnyei jellege és a végrehajtandó stratégiák. Mi a célja? Mit akarsz elérni?
   • Miután meghatározta a rendezvény célját (ünnepelj jó híreket, oktat, elad, javasoljon projektet vagy gyűjtsön pénzt, stb.), Gondoljon bele miért csinálja. A motivációinak ismerete megkönnyíti a célok elérését.
   • Néhány célkitűzés segíthet a kézben lévő feladatokra való összpontosításban is. Nem érheti el azt a célt, amelyet még nem állított be. Ha 4000 euróval rendelkezik és 5000 eurót keres, ez a cél segít elérni a célt.

2. 
   

   
   
   
   Válassza ki a dátumot. Ez a siker legfontosabb tényezője. Válasszon egy dátumot, amely megfelel a vendégeinek, és nincs túl időben (vagy túl közel), hogy ne felejtsék el az eseményt, vagy már meg is készültek. Ez az eseménykezelés alapja.
   • Ideális esetben két hetes mozgástérrel szolgál a vendégek számára. Ez biztosítja, hogy még nem veszik be őket, és lehetőséget ad arra, hogy emlékeztesse őket egyszer vagy kétszer az eljövetelre. Tehát próbáljon meg néhány héttel az esemény előtt megtervezni, amikor csak lehetséges.

3. 
   

   
   Válassza ki a helyet. Most, hogy meghatározta a célokat, itt az ideje, hogy kiválassza a helyet, vegye fel a kapcsolatot a bérlésért felelős emberekkel, hogy megtudja, továbbra is ingyenes - e, és megfelel-e az elvárásainak. Milyen szobát keres és hogyan fogja megszervezni a teret? Ülnek-e a vendégek sorokban székekre vagy padokra, egy asztal körül vagy egy kültéri asztalterítőre? Lehet, hogy az idő problémát jelent? Szüksége van táncra vagy dobogóra egy beszéd előadására? Ügyeljen arra, hogy a hely megfeleljen az Ön igényeinek.
   • Mindig a legjobb, ha előre meglátogatja a helyet, és maga készít egy térképet. Ez a térkép felhasználható "csatatervként", és lehetővé teszi az asztal pozícionálás, az étkezési útvonalak, a fogyatékkal élők számára történő hozzáférés, a szükséges kijárat útvonalak és a felszerelés hozzárendelését. Azt is meg kell jelölnie, ahol a generátor, a külső berendezések, a hűtőszekrény, a jéggép, a grill vagy a tűzhely található stb. valamint elektromos csatlakozók és kábelek (amelyeket diszkréten le lehet takarni egy szőnyeggel) és a vendégek biztonságát érintő egyéb lehetséges kockázatok.
   • Szüksége van helyi önkormányzat jóváhagyására? Szüksége lesz rá például akkor, ha rendezvénye bárban zajlik, hanem akkor is, ha zajszünetet tervez, járművekhez, parkolóhoz vagy Cloisonne területhez, például pavilonhoz kell belépnie.

4. 
   

   
   
   
   Állítsa be a vendégek számát. Ez a költségvetéstől és a bérelt helytől függ. Egyes rendezvények csak meghívással érhetők el, ezért könnyebben megszervezhetők, mások számára azonban késéseket, extrákat kínál, például gyermekeket, társaikat vagy barátaikat. Ne feledje, hogy minél több vendég van, annál több személyzetre lesz szüksége.
   • Ez lesz az első logisztikai aggodalma, ezért ellenőrizze, hogy a helyszín megfelel-e a vendégek számának.
   • Régebbi intézményekben a vendégek száma általában egy "pax" -nak felel meg, tehát ha a szobában "Pax 150" van, akkor 150 vendég számíthat.

5. 
   

   
   Állítsa be a költségvetést. Számíthat egy külső személy segítségére a szükséges költségvetés felmérésében. Fizetnie kell a személyzettel? Béreljen felszerelést és egy szobát? Biztosítson ételt és italt? Prospektusokat vagy képeslapokat nyomtat? Állítson be egy ésszerű költségvetést, és az utóbbi szerint szerveződjön meg, így nem kell saját zsebével fizetnie.
   • Támogathat partnereket vagy adományokat gyűjthet, de nem mindannyian vagyunk szerencsések. Ha nem tervez további pénzeszközöket, feltétlenül kerülje el az előre nem látható kiadásokat. A vendéglátó-ipari csapat helyett kérje meg a vendégeket, hogy hozzák magukkal ételt (az asztalokat, a főzési lehetőséget és a hűtőszekrényt továbbra is biztosítja). Ahelyett, hogy fotósot venne fel, készítsen fényképeket. Légy kreatív, amikor a helyzet megköveteli!

6. 
   

   
   Csoportot képezni. Szervezze meg szervercsapatát (még akkor is, ha barátok, családtagok vagy önkéntesek) úgy, hogy mindenki hozzá van rendelve egy zónához, még akkor is, ha ez egy kicsi családi összejövetel. Ha az eseményed sokkal fontosabb, mindenkinek külön feladatot kell kapnia, és előre meg kell tudnia az esti lefolyást.
   • Csapatának ugyanolyan jól fel kell készülnie, mint a személyzetre, akit fel fog venni, és a vendégeire. Adjon nekik feladataikat a lehető leggyorsabban, preferenciáik szerint, ha tudod. És tervezzen további segítséget, mert minden eseménynek váratlan eseményei vannak.

7. 
   

   
   Hozzon létre egy naptárt. Meg kell terveznie az esemény előrehaladását. Mikor lesznek a beszédek? Lesz játékok, tevékenységek vagy előadások? Meddig kell a vendégeknek enni? Tervezze meg az egyes tevékenységekre vonatkozó részletes programot.
   • Mindig hagyjon mozgásteret: egyik esemény sem pontosan az, amit tervezett. A vendégek késnek, a beszédek a vártnál hosszabbak lesznek, és előfordulhat, hogy az ételeket nem kellő időben szolgálják fel. Még akkor is, ha világos képet kell adni arról, hogy mi történik, akkor értsd meg, hogy semmi nincs teljesen rögzítve.

2. rész Kezdje az előkészületeket

1. 
   

   
   Küldje el meghívásait. Tájékoztatnia kell a vendégeket arról, hogy mit szervez. A linvitáció képviseli az eseményt, és jó benyomást kelt, és arra készteti a vendégeket, hogy jöjjenek. Tehát tervezz szép meghívókat.
   • Megtervezheti a klasszikus meghívókat (például egy kártyát vagy szórólapot). A meghívókat e-mailben is elküldheti, hírlevelen keresztül, vagy a közösségi hálózatokon és olyan speciális oldalakon, mint az Eventbrite, amely lehetővé teszi a vendégek számlálását és a naptár kezelését.
     • Ha azt szeretné, hogy sok vendég legyen, akkor lépjen át a Facebookon és a. Ha az esemény bizalmasabb, akkor ne lépjen át a közösségi hálózatokon.

2. 
   

   
   Számolja meg a pozitív válaszokat. Pontosan tudnia kell, hogy hány vendég fog jönni és mire lesz szüksége, tehát szervezzen! Nem mindenki jön, de átfogó elképzelése lesz a vendégek számáról. Néhány speciális webhely segíthet ezekben a feladatokban, de meglátogathatja a Facebook-ot és az Excel-t is.

3. 
   

   
   Kezelje a bérelni kívánt tárgyakat. Keressen, béreljen, foglaljon vagy delegáljon fotósokat, építőket, tervezőket, dekorátorokat, hangszórókat, szponzorokat, művészeket vagy csoportokat, papságot, táncosokat vagy demonstrációkat? Bölcs dolog ezeket belefoglalni az étkezésre és az ülőhelyekre vonatkozó számításaiba, hogy megfelelő vagy szükséges esetben étkezés és hely biztosított legyen.
   • Szüksége van ételre és italra? Ha igen, akkor tudnia kell, hogy ki fogja elvégezni az előkészítést, a javítást és a tisztítást. Milyen ételt fogsz szolgálni? Van-e allergiájuk allergiája, vegetáriánus, vegán vagy gluténmentes diétát követnek-e, cukorbetegek-e, vagy vallásos elveket kell-e követniük, például halal vagy kóser hús fogyasztása stb.? Lesznek csecsemők, kisgyermekek, időskorúak vagy sérültek, akik nem lesznek képesek enni szilárd ételt?
   • Szerveznie kell szórakozást vagy logisztikát? Ez a rész a zenei eszközök szállításával, a pavilonok, sátrak összeszerelésével, a dekoráció felszerelésével vagy a színpad kezelésével, például mikrofon és erősítők, világítás, aljzatok, kivetítők, képernyők felszerelésével foglalkozhat. diavetítések, füstgépek, tükrök, vállalati bannerek és feliratok stb.
     • Ha ezeket a szempontokat kiszervezi egy speciális cégre, ellenőrizze, hogy képesek-e saját felszerelést biztosítani és felállítani, ahol az anyagot a helyszínen tárolják, valamint az ütemtervet. Ily módon megtudhatja, mit kell tennie, hogy segítsen nekik.
   • A vendéglátók, virágkereskedők, művészek és más fontos emberek szeretik megtervezni szolgáltatásaikat, mivel a mentőszolgálatok általában többet fizetnek. A másik előnye az, hogy ha lemond, akkor alternatívát találhat.

4. 
   

   
   Keressen egy személyt, aki elnököl az ünnepségen. A szertartások mestere nem feltétlenül szervezi az eseményt, hanem inkább. Általában a vendégek tartanak beszédeket, bejelentik az ételek érkezését, az első táncot, a különleges vendégek érkezését és a különféle tevékenységeket. Rendszeresen kommunikáljon ezzel a személlyel, és folyamatosan tájékoztassa őket, mivel ezek jobban segíthetnek a menedzsmentben.
   • Bizonyos esetekben a szertartások mestere leszel, ami megnehezítheti számodra. Az egyes csapatok vezetőinél vezetőket kell kineveznie a házi feladatok nagy részének delegálására.

5. 
   

   
   Csoportosítsa felszerelését. Csapat felvételekor ellenőrizze újra a felszerelést. Bizonyos esetekben a felszerelést magának kell bérelnie. Kölcsönözheti, megvásárolhatja, vagy akár kölcsönözheti őket családjától vagy barátaitól. Ellenőrizze a teljes listát, a törülközőktől a hosszabbítókig és erősítőkig.
   • A dekoráció elengedhetetlen. Asztalterítőket, virágot, ajándékokat, gyertyákat, léggömböket, reklámcsíkokat, fényképeket tartalmazó fehér háttérrel vagy a vörös szőnyegen mindig megtalálni kell.

6. 
   

   
   Gyere vissza az alapokhoz. Az egyik dolog, amelyet sok kezdő elfelejt, a telepítés legfinomabb pontjai. Elég tervezett? Gondolj a WC-kre és a fürdőszobákra, a parkolóhelyekre, a kerekesszékkel megközelíthető rámpákra, az öltözőkre, a tároló helyiségekre és a konyhai területekre, a hulladékgyűjtő tartályokra, hűtőszekrényekre, áramfejlesztőkre stb. Fontos ezeket a szempontokat előre megtervezni.
   • A rendezvényen kívül is gondolkodjon: kell-e szállítmányt és szállást biztosítania a helyszínen nem élő vendégek és személyzet számára, valamint szállítást kell-e foglalnia a helyszínre hozásukhoz?

7. 
   

   
   Jól ismeri a vendégeket. Megérti az esemény társadalmi hierarchiáját (ha nem egyezik meg a sajátoddal), így minden helyzetet képes kezelni. Ügyfeleinek bizalommal kell bízniuk és a következő elemeket kell elsajátítaniuk.
   • Jól ismeri a vendégeket. Ez gyakran könnyű, ha olyan eseményt ünnepel, mint például esküvő. Az ügyfél nem mindig tiszteletbeli vendég, de lehet, hogy ugyanabba a csoportba tartozik, vagy akár nem is jelen van.
   • Ki gondoskodik a recepcióról: gyakran embereket hívnak a saját asztalukra, és könnyedén szocializálnak a vendégekkel. Ezek az emberek segítenek a barátságos légkör fenntartásában és a beszélgetés megkezdésében, ha a dolgok megnyugodnak, ösztönzik az embereket táncolásra vagy bemutatják a vendégeket más vendégeknek. Megbízhatónak kell lenniük, de általában hasznos tudni, mert folyamatosan tájékoztatják Önt, szükség esetén beavatkozhatnak és vészhelyzet esetén az esemény vezetői lehetnek. Ezek az emberek megkönnyítik az esemény rendezését.
   • Kik lesznek a békefenntartók? Ismernie kell ezeket a kulcsfontosságú embereket, mert folyamatosan tájékoztatnia kell őket, és adott esetben be kell vonnia őket a váratlan események kezelésébe. Ez általában a családfõ, a gyám vagy a biztonsági vezetõ.
   • Ki hozza meg a döntéseket: bizonyos esetekben ez a saját döntése lesz, de olyan helyzetekben, amikor konzultálnia kell a vendégekkel, de nem helyénvaló zavarni őket, akkor tudnia kell, hogy kivel kell beszélni vészhelyzet. Általában az lesz, aki fizet a rendezvényért, vagy bárki, akit az ügyfelének tart, és aki fogja az utolsó szót.

3. rész Közelítés a célvonalhoz

1. 
   

   
   Ismerkedjen meg az oldallal. A rendezvény előtt fontos elemezni a webhelyet, hogy megismerhesse, hogyan kell megszervezni magát. Lehet, hogy gondolkodnia kell további elrendezésekről, például extra kiterjesztésekről vagy lámpákról stb. Ha ezeket az elemeket nehéz megtalálni, akkor még inkább a vendégek számára lesz megfelelő, ezért vegye ezt figyelembe.
   • Készítsen térképet a webhelyről. Ha nincs hely a felszereléshez, bölcsebb nem csomagolni. Vegye fel a kapcsolatot a webhely vezetőivel, hogy megtudja, hogyan segíthetnek Önnek, vagy ha be kell tartania a helyi szabályokat, különösen vészhelyzet esetén.

2. 
   

   
   Tervkészletek a csapatod számára. Lehet, hogy a csapat nem lesz túl elfoglalt, és hogy mutassa meg nekik, hogy értékelik az általuk nyújtott munkát, tervezzen egy készletet, amelyet az esemény során ad nekik. Tervezze meg vízpalackjait, gabona bárjait, csokoládéit, apró ajándékait és bármi mást, ami Ön szerint megfelelő. Ez minden bizonnyal felvidítja őket.
   • Jelvényeket is adhat nekik, hogy egy csapat részeként érezzék magukat. Ügyeljen arra is, hogy legyen-e étel és ital. Aggódjon a csapata miatt, mert a jövőben kettőre lehet szüksége.

3. 
   

   
   Koordinálj a csapatokkal és a külső felekkel. A D-nap előtt fontos, hogy a katonáik ugyanabban a sorban legyenek. Feltétlenül adjon egyértelmű utasításokat a csapata számára a webhelyre jutáshoz, és adja meg számát, vagy lehetőleg névjegykártyáját névjegyekkel, ahol szükség esetén fel lehet hívni. Van valaki kérdése? Nem? Menjünk!
   • Győződjön meg arról, hogy mindenki ismeri a szerepét. Néhány embernek nem lesz kényelmesebb tisztázást kérni, tehát lehetőleg proaktívnak kell lennie. Biztos a csapatod? Ha nem erről van szó, nyugtassa meg őket, vegye fel a különféle feladatokat, és tegyen fel alapvető kérdéseket. Ha kétségei vannak, párosítsa őket tapasztalt csapattagokkal.

4. 
   

   
   Készítse el a kapcsolatok listáját és a szükséges dokumentumokat. Személyes szervezete ugyanolyan fontos, mint az esemény. Ha minden szempontot megtervez, akkor jobban megbirkózik a váratlan dolgokkal. Íme néhány tipp.
   • Készítsen egy listát a névjegyek telefonszámával és címével.A cukrász szakács azt hitte, hogy fogja megszerezni a tortát? Ne aggódjon, felhívhatja Ashley-t, aki a közelben él, és felveheti őt, mielőtt elmenne az eseményre.
   • Tervezze meg az emlékezetes dolgok listáját. Tudni fogja, mi hiányzik, és figyelemmel kísérheti csapatait.
   • Készítse el a számlákat, ha szükséges. Minél felkészültebb vagy, annál elkerülheti a problémákat.

5. 
   

   
   Kerülje az utolsó pillanatbeli változásokat. Gondolod, hogy sok művészi változás történik? Ez vonatkozik például az esküvőkre, ezért fontos, hogy ügyfeleinek határidőt adjon meg, amely után nem fogadja el a változtatásokat (például egy héttel az esemény előtt). Ez rugalmasságot fog biztosítani az ügyfelek számára, miközben elkerüli a változtatásokat, amelyeket nem tudott végrehajtani, vagy amelyek túl sokba kerülhetnek.
   • Ha ezek egyszerű, finom vagy alapvető változások, amelyek már a dekorációt használják a webhelyen, akkor ésszerű hozzáférni az ügyfelek igényeihez. Legyen a lehető legrugalmasabb, mivel ez egy nagyon várt esemény az ügyfelek számára.

4. rész Maga az esemény irányítása

1. 
   

   
   Légy felkészült. Legyen Ön az első az oldalon, aki felügyeli az előkészületeket. Győződjön meg arról, hogy az egész csapat a helyszínen van, és hívja a távollévőket. Segítsen és irányítson embereket, akiknek szükségük van rá, de törölje azokat, ha nincs rá szükség. Kerülje a baleseteket.
   • Nyugodtabb lesz, ha elkészíti a listát. Az egyik részt a csapatodnak, a másik az elkötelezett embereknek, az egyik a dekorációnak és az alapvető előkészületeknek, a másik a felszerelésnek, stb. Miután megvizsgálta ezeket az elemeket, szánjon időt a lélegzetre.

2. 
   

   
   Ne félj átruházni. Az időhiány általában a leginkább stresszes tényező. A győzelemhez minden fronton kell lennie. Ha egy személy nem olyan hatékony, mint amilyennek kellene lennie, adjon nekik olyan feladatot, amelyben kompetensabbak lesznek. Ez a te dolgod, ezért ne félj megrendeléseket adni vagy bizonyos határokat túllépnie, csak a munkáját végzi.
   • Amikor delegálsz, légy határozott, de mindig udvarias. Mondja például: "John, szükségem van a segítségedre a főzésben, hogy segítsen az étkeztetésben. Köszönöm. A csapatot a lehető legnagyobb mértékben össze kell hangolni. Minden simán megy, ha tudod, hogyan kell kézben tartani a dolgokat.

3. 
   

   
   Legyen rugalmas. Ez azt jelenti, hogy a dolgok a tervek szerint történnek, vagy vannak alternatívák, ha nem. Ha elkezdi a stresszt, elveszíti temperamentumát, és a dolgok még rosszabbá válhatnak. Tehát, ha a beszéd 10 percet késik, és a embedó figyelmen kívül hagyja a vészjelzéseket, hozzon létre eltérítést. Tolja meg csak a tablettát, és senki sem fog észrevenni semmit.
   • A váratlan elkerülhetetlen. Nem tudja teljesen megjósolni az esemény előrehaladását, és el kell fogadnia azt. A szervezőnek nyugodtnak és koncentráltnak kell lennie, ha a dolgok a lehető legszélesebbek. Tehát lazítson, és hagyja, hogy magát hűtse a szél ...

4. 
   

   
   Tájékoztatja a csapatot az összes részletről. Ellenőrizze, hogy a rendezvény napján a vendégek száma és egyedi igényeik mindig helyesek-e, és a lehető leghamarabb tájékoztassa csapata a változásokról. Elsőként kell észlelnie egy hibát vagy esetleges problémát.
   • Kommunikáljon az ügyfelekkel is - izgatottak, idegesek, aggódók, unatkozók, zavartak vagy aggódhatnak, és ezt megbeszélheti velük beszélgetve, és segítséget nyújtva. Szánjon rá időt az ügyfelek és a csapat motiválására, ha ez megfelelő.

5. 
   

   
   Bízzon a csapatában, tudják, mit csinálnak. Ha megfelelő alapot ad nekik, mindennek rendben kell lennie. Adjon nekik segítséget, de nekik nem kell. Ezt nem szabad elfelejteni.
   • A kezdéshez üdvözölnie kell a vendégeket. Ezután adja át a királynőket a szertartások mesterének, amikor az esemény megkezdődik. Az Ön feladata a lehetséges problémák megoldása és a legfontosabb elemek, például az étkezés elkészítése stb. Felügyelete.
   • Nézze meg a vendégeket, és tartsa diszkréten kapcsolatba a szertartások mesterével, ha meg akarják változtatni (vagy szükségük van) tervükre.
   • Tartson tiszteletteljes távolságot a fő vásárlóival, mert elvégre az esemény nekik van szentelve, de könnyen hozzáférhető legyen azzal, hogy velük együttműködik, amikor helyénvaló előre jelezni az ügyfelek igényeit és a lehetséges problémákat.

6. 
   

   
   Kereskedelmi rendezvényekre tervezzen ajándékokat. A vendégeknek emlékezniük kell az eseményre, és valószínűleg ennél többet akarnak: egy weboldal látogatását, jövőbeli adományokat, szájról szájra stb. Annak érdekében, hogy rendezvénye a legendában maradjon, ajándékot kell adnia a vendégeknek. Függetlenül attól, hogy ez egy kép, szórólap vagy toll - tervezzen meg emléktárgyat vendégeinek, hogy soha ne felejtsék el az eseményt.

7. 
   

   
   Gratulálj magadnak, amikor kész. A legtöbb esemény önállóan kezeli, miután megkezdték, de Ön gondoskodott az összes felkészülésről. Gratulálok, mert megérdemled. De ne lassítson túl sokáig, mert a munkája még nem fejeződött be!
   • Ezután szánjon időt arra, hogy megismerje és megköszönje ügyfelének. Mindig jó ötlet ajándékot adni, hogy emlékezzen rá, mert ezek a kis apróságok teszik gazdagabbá az élményt, és arra ösztönzik Önt, hogy ajánlja szolgáltatásait. Ha ajándékot adott a rendezvényen, például ajándék-nyilvántartást más vendégekkel, rendezhet virágot, kedvenc pillanatának bekeretezett fotóját (például a szalagvágást, a csúcspontját vagy a díjátadó ünnepséget). , a vőlegények csókja vagy a gyertyák fújása egy tortán stb.) vagy más megfelelőbb ajándék.

8. 
   

   
   Tisztítsa meg a helyet és hagyja el. Hagyja el a helyet, ahogyan megtalálta, így később újból dolgozhat az általad bérelt emberekkel. Tehát ne hagyja el a csapatot, amíg minden rendben van, és felmegy az ujjával is.
   • Ez például megtakarítja a betét elvesztését. Sok helyen külön díjat számít fel a takarításért, ha a szoba nem tökéletesen tiszta. Tehát annyit tároljon, amennyire csak lehetséges, hogy az adagolók ne legyenek túl sósak.

9. 
   

   
   Kezelje a visszatérítéseket, a kifizetéseket és a köszönet. Lehet, hogy vissza kell adnia a bérelt vagy kölcsönvett felszerelést, és meg kell kérdeznie az ügyfeleit, hogy elégedettek-e. Még ha nem fizettek még fizetést, köszönöm nekik ezt a tapasztalatot. Kérje meg tőle névjegykártyáját is.
   • Köszönöm a csapatodnak is. Ellenőrizze, hogy mindenkinek fizetést kapott-e, töltse ki a számlákat és kezelje a végső részleteket. Önnek kell utoljára távoznia, és ellenőriznie kell, hogy bezárta-e az ajtót.

5. rész Kerülje el a problémákat

1. 
   

   
   Tudja, hogyan kell kezelni a késő vendégeket és más vendégkérdéseket. Ez egy általános probléma, ezért készülj fel. A késéseket nehéz elkerülni (például a forgalmi dugók miatt), és gyakran a többi jelenlévő vendég megbocsát. Van azonban lehetőség a késések elkerülésére, amikor csak lehetséges.
   • Győződjön meg arról, hogy a meghívók pontosak-e az idő szempontjából, és ha válaszra van szükség, ellenőrizze, hogy az idő megerősítésre került-e. Vegye fel a kapcsolatot a szertartások mesterével és az ügyfelekkel (az elérhetőségi lapon keresztül), a művészekkel és a konyhai személyzettel, amint tudomást szerez egy olyan problémáról, amelyet önmagában nem tud megoldani. Ha a késői ügyfelek (például a házastársak) állnak a rendezvény középpontjában, akkor a következőképpen kell kezelni a helyzetet.
   • Hívja közvetlenül a késő vendégeket, hogy megtudja, mennyi ideig várják érkezésüket. Azonnal értesítse a konyhát, hogy lelassítsák vagy felgyorsítsák az ételek elkészítését.
   • Kerülje el, hogy bejelentse, hogy az esemény néhány vendég miatt késik, de értesítse a legfontosabb vendégeket vagy a résztvevőket bizonyos vendégek késéséről. Mondja meg nekik, mit fog tenni, miközben hagyja, hogy a vendégek javaslatokat tegyenek, mivel tudják, mi lesz a legmegfelelőbb ebben a kúpban.
   • Figyelje az időjárást, különösen a beszédek esetében. Ha néhány vendég késik, tálaljon külön előételeket vagy kezdjen előételekkel, így az órákban a vendégek nem unatkoznak.
   • Azoknak a vendégeknek, akik különösen késnek (és ha nem tudsz várni, hogy néhány ételt szolgálnak fel, mint pudingot), kezdjék el a tervek szerint, majd a következő ételt szolgálják fel a vendégeknek, amikor megérkeznek (még ha desszert).
   • Szervezze meg a játékot, táncot vagy extra beszédet a vendégek szórakoztatására. Például fényképeket készíthet, amíg minden vendég meg nem érkezik (előre megtervezheti ezeket az alternatív stratégiákat).
   • Azoknak a vendégeknek, akik önkéntesen későn érkeznek be, a vendégek szándékos választása lesz, és nem a menedzser hibája. Vigyázzon a már ott lévő vendégekre, a szokásos módon járjon el, és folytassa az esemény irányítását.
     
     

2. 
   

   
   Tudja, hogyan kell válaszolni az étkezési problémákra. A kockázatok korlátozottak, ha gondosan tervezte meg rendezvényét, balesetek is előfordulhatnak (például egy gyermek által zavart asztal vagy műszaki probléma a konyhában). Jól ismeri a vendégeket annak érdekében, hogy előre tudja látni, hol és mikor fognak ételeket szolgálni (főleg, ha svédasztalot szerveznek), és ahol a vendégeket ültetik.
   • Biztonsági okokból az összes foltot azonnal meg kell tisztítani, még akkor is, ha azt jelenti, hogy el kell távolítania a vörös szőnyeget, a dekorációt vagy a bútorokat. Ha lehetetlen egy foltot elrejteni anélkül, hogy egy tárgy (például antik) dekorációját vagy integritását befolyásolná, okosabb azt egyszerűen eltávolítani. Ha van pótalkatrésze, használhatja azt. Egyébként mozgassa finoman a bútorokat vagy a dekorációt, hogy ne vesse észre a hiányát.
   • A szoros kötél, függöny vagy képernyő elrejti az ételeket (például büfét melegítő ételekkel vagy meglepetéseddel), mivel egyes vendégek azt gondolhatják, hogy ha az étel már ott van, akkor használhatják, amikor akarják, ami nem mindig van így.
   • Legyen rugalmas a menüjével. Ha már nem tudja kiszolgálni egy ételt (például azért, mert a kíséret megégett), eltávolíthatja azt a menüből, alternatívát találhat, vagy csökkentheti a kíséret részét, ha valami másra cseréli. Mindig figyelmeztesse vendégeit.
   • Gondoljon a nem tervezett vegetáriánusokra, tartózkodókra, étkezési allergiájú emberekre vagy meghatározott vagy vallási étrendet követő személyekre stb. Soha ne lepődj meg, de vendégeidet esetleg valaki kíséri, akinek a preferenciáit nem ismeri. Ezeket a helyzeteket általában könnyű megoldani. Képzelje el a vendégeket, amikor megérkeznek, és azonnal kérdezze meg tőlük, hogy vannak-e étkezési preferenciáik, és tájékoztassa a csapatot a konyhában.
   • Nagy váratlan csoportok esetén küldje el a konyhai csapat tagját, hogy számoljon be, és szükség esetén vegye be a hiányzó ételt. A konyhák általában több ételt készítenek, mint amennyire szükség lenne a váratlan események fedezésére, és többnyire több törlésre lesz szükség, mint az előre nem látható dinvitákra. A korlátozott adagok kiegészíthetők kiegészítő kísérletekkel, például tekercsekkel, salátával vagy zöldségekkel, olyan összetevőkkel, amelyeket a legközelebbi szupermarketből gyorsan meg lehet vásárolni.

3. 
   

   
   Alkalmazkodjon a gyermekekhez. Gyakran elfelejtjük figyelembe venni a gyermekek igényeit és vágyait az események során, miközben ugyanazok a szükségletek és kívánságok vannak, mint a felnőtteknek (jó időben maradni, és nem unatkozni). Ne felejtse el, hogy a szülők megbélyegezhetik, hogy nem törődik a gyermekeikkel. A gyakorlatban a legjobb, ha minden gyermeket megerősítést kér, aki szeretne jönni.
   • A kisgyermekeket (10 év alatti) gyakran korábban kell etetni, mivel az étkezés felnőtteknek általában este 8 órakor kezdődik, ami a gyermekek számára már késő. Az ételnek szórakoztatónak és egészségesnek kell lennie, ugyanakkor külön menüt kell készítenie, akárcsak a felnőttek számára, hogy ők is élvezhessék estéjukat.
   • A 10 évesnél idősebb gyermekek általában ugyanolyan ételeket fogyaszthatnak, mint a felnőttek, még akkor is, ha nem mindent esznek, de mégis kínálják a gyermekek étlapját (a szülők engedélyével), ha nem tűnik vonzónak a normál menü. A 13-18 éves tizenévesek gyakran ugyanazt az ételt kérik, mint a fiatalabbak, például a hamburgert és a krumplit, a formálisabb ételek helyett, ezért jobb, ha a gyermekek étlapjának "alternatív menüjét" hívják, hogy ne zavarják őket. . Beszéljen vevőivel, hogy megtudja, mi lesz a legjobb a fiatalabb vagy idősebb vendégek számára.
   • Tervezze meg a külön szobát a kisgyermekes anyák számára, hogy azok megváltoztassák, szoptassák vagy aludhassanak.

4. 
   

   
   Tudja, hogyan kell kezelni az engedetlen vendégeket vagy lelkeket, a meg nem hívott embereket és más problémás vendégeket. Ez a fajta dráma szinte mindig a rendezvény alatt történik (és ezt nem vesszük észre, amikor egyszerű vendég vagyunk), ezért készülj fel.
   • Kérdezze meg az ügyfeleket vagy a legfontosabb vendégeket az ilyen események valószínűségéről. Ilyen módon ellenőrizheti, hogy az emberek olyan helyen ülnek, ahol nem okoznak problémát. Kérje meg személyzetét, hogy diszkréten figyelje ezeket az embereket, és szükség esetén beavatkozzon. Az Ön felelõssége, hogy gondoskodjon arról, hogy az esemény zökkenõmentesen zajlik, és csak szükség esetén beavatkozik, és nem magánügyekben. Ezért tudnia kell, ki segíthet elkerülni a konfliktusokat.
   • Nehéz lehet depressziót megtagadni egy depressziós ügyféllel, vagy reagálni erőszakos és dühös emberre: tehát támaszkodjon egyik vendégre, és csak rendkívüli igény esetén forduljon erőszakhoz, a résztvevőkkel folytatott konzultációt követően. Még ha ez egy kis esemény is, és az alkohol a vendégek rendelkezésére áll, mindig legyen éber.
   • A betolakodókat nehéz kezelni. Óvatosan tegye ki őket, és konzultáljon a legfontosabb vendégekkel annak ellenőrzése érdekében, hogy nem hívják meg őket. Az Ön feladata a vendégek védelme, és ezért hívja a biztonsági szolgálatot vagy a rendőrséget, ha nem hagyják el a helyiséget, miután udvariasan vezettek az Ön vagy a vendégek kijáratához.
   • A vendégek gyakran kevernek kártyákat, hogy ott ülhessenek, ahol akarnak. Kérdezze meg ügyfeleit, hogy elfogadják-e ezeket a változásokat. Általános szabályként előzetesen el kellett volna készítenie az asztalterveket, és a fő vevőitől jóváhagyást kellett volna kapnia. Ha ragaszkodnia kell ehhez a tervhez, ne engedje vendégeit az ebédlőbe óra előtt. Az előcsarnokot vagy bárot gyakran pontosan erre a célra használják, és ha a családi problémák miatt be kell tartani a tervet, bölcs dolog a vendégeket csoportosítani és az asztalukra az asztalukra telepíteni, az alkalmazottak segítségével.

5. 
   

   
   Megtanulják, hogyan kell kezelni a rossz időjárást. Az eső vagy a hó a világ egyes részein gyakori. Hasonlóképpen, a hőhullám vagy a hideg szintén problémát jelenthet. Noha az időjárási körülmények általában nem jelent problémát, ha bent van, a szabadtéri rendezvény megnehezítheti a dolgokat. Ha a várt idő nem megfelelő, akkor fontolóra veheti a hely áthelyezését. Ha az eseményt nem lehet áthelyezni vagy áttervezni, béreljen nagy sátrakat vagy pavilonokat, de drága lehet, ha az utolsó pillanatban megteszi.Mindig tartsa szemmel az időjárási viszonyok változásait, és még ha van néhány módja egy esti megmentésére, amelyet a kedvezőtlen időjárási viszonyok befolyásolnak, akkor mindent megtehetsz.
   • Sok ország biztosítást kínál, ha az eseményt súlyos időjárási viszonyok befolyásolják. Ha olyan területen tartózkodik, ahol ezt a típusú problémát érinti, akkor ajánlott biztosítást előírni arra az esetre, ha a napot meg kellene változtatnia, mivel ez fedezi legalább a felszerelés, a helyszín és a személyzet bérleti költségeit.

tanács

• Tartson egy kicsi helyet, amely könnyen megközelíthető törölköző, tűzoltó készülék, elsősegély-készlet stb. Számára. Ha minden jól megy, akkor nincs rá szüksége, de jobb a legrosszabbat előre jelezni.
• Fáradt, jet-elmaradott, mentálisan kimerült vendégek és vendégszólalók számára bölcs dolog, ha saját magukkal vagy asszisztenseikkel megvizsgálják, hogy mit tudnak tenni a jólétük biztosítása érdekében, például gyógyfürdő- és masszázsnapok foglalását stb. Küldhet némi ételt, ha egy ideje nem evett, vagy gyógyszert, ha nem érzi jól magát (a repülés fejfájást vagy gyomorfájdalmat okozhat). Ha szükséges, hívjon orvát, mivel a rossz állapotú vendégek tönkretehetik az eseményt.
• Ügyeljen arra, hogy mindenki láthassa és hallja, mi történik a színpadon, a zenét és a beszédeket.
• Ne feledje, hogy igazi kiváltság egy személy eseményének irányítása, bár stresszes lehet és néha bonyolult is. Munkája valóban boldoggá teheti az embereket, rendkívüli élményt nyújthat számukra, és olyan készségeket hozhat neked, amelyeket a mindennapi életben felhasználhat.
• Szervezőként időnként improvizált házigazdaként vagy akár táncpartnerként kell fellépnie, hogy biztosítsa az esemény hangulatát. Dolgozzon az ékesszólásán és néhány tánclépésen, és adott esetben ruházza át az irányítási szerepet a csapat másik tagjára. A cél az, hogy senki sem üljön túl csendes asztalnál.