Az Office Absence Manager használata a Microsoft Outlook programban

Tartalom

• szakaszában
• 1. módszer: az Outlook 2010/2013
• 2. módszer: Az Outlook 2007
• 3. módszer: Az Outlook 2003
• 4. módszer Automatikus válasz küldése Exchange-fiók nélkül

Ha egy ideje távol kell tartózkodnia irodájától, vagy nyaralni tervezi, érdemes értesíteni az e-maileket küldő embereket távollétéről. Még ha nincs Exchange-fiókja is, automatikus válaszokat küldhet néhány szabály létrehozásával.

szakaszában

1. módszer: az Outlook 2010/2013

1. Engedélyezze az automatikus válaszokat Válasszon egy Exchange mappát. Válassza ki ezt a mappát a könyvtárában. Az automatikus válasz opció megtekintéséhez ki kell választania egy Exchange mappát. Nyissa meg az "Automatikus válasz (irodán kívül)" menüt. Megtalálhatja, ha a Fájl menüre kattint, és kiválasztja az Információ lehetőséget.

2. 
   

   
   Konfigurálja az automatikus válaszokat. Az automatikus válasz menüben jelölje be az "Automatikus válaszok küldése" négyzetet. Beállíthatja, hogy mikor legyen a varázsló aktív, a megfelelő négyzet bejelölésével és a kívánt dátum megadásával.

3. 
   

   
   
   
   Írja meg válaszát. Az Exchange szerveréről küldött e-mailekhez használja a "Szervezetemben" menüt. Ha bárki mástól kapott leveleket szeretne válaszolni, használja a „Szervezetem kívül” menüt. Ha elégedett a válaszokkal, kattintson az OK gombra.

4. 
   
   

   
   Az automatikus válaszok letiltása. Ha beállítja a dátumokat az automatikus válaszok engedélyezéséhez, a varázsló automatikusan kikapcsol, amikor az idő lejár. Ha nem konfigurál egy adott időszakot, akkor a varázsló addig aktív marad, amíg nem nyitja meg az "Automatikus válasz" menüt, és kiválasztja az "Ne küldjön automatikus választ" lehetőséget.

2. módszer: Az Outlook 2007

1. 
   

   
   
   
   Aktiválja az Office Manager alkalmazást. Kattintson az Eszközök menüre. Az Eszközök menüben válassza az "Irodán kívüli asszisztens" lehetőséget. Jelölje be az "Automatikus irodán kívüli válaszok küldése" négyzetet. Beállíthatja a kezelő aktiválási periódusát a jelölőnégyzet bejelölésével, hogy egy bizonyos időtartamot konfiguráljon.

2. 
   

   
   Írja meg válaszát. Az Exchange kiszolgálóról küldött levelek esetén használja a "Szervezetemben" menüt. Bárki más által küldött e-mailekre a "Szervezeten kívül" menü segítségével válaszolhat. Ha elégedett a válaszával, kattintson az OK gombra.

3. 
   

   
   Kapcsolja ki az irodai vezetőt. Ha beállít egy időszakot az automatikus válaszok elküldésére, akkor a kezelő automatikusan kikapcsol, amikor az időszak lejár. Ha nem állítja be az aktiválási periódust, akkor az addig aktív lesz, amíg nem nyitja meg az automatikus válasz menüt, és kiválasztja a „Ne küldjön irodán kívüli automatikus válaszokat” lehetőséget.

3. módszer: Az Outlook 2003

1. 
   

   
   Aktiválja az Office Assistant alkalmazást. Az Eszközök menüben válassza az Igen kívül varázslót. Jelölje be a "Jelenleg nincs az irodában" négyzetet.

2. 
   

   
   Írja meg válaszát. Az "e automatikus válasz minden egyes feladónak egyszer elküldött e" mezőbe írja be az elküldendő választ.

3. 
   

   
   Adjon hozzá szabályokat. Szabályokat adhat hozzá a kezelőhöz, például az egyes feladókról egy másik címzettre történő átvitelhez. Kattintson az "Szabály hozzáadása ..." gombra az egyéni szabály beállításához. Létrehozhat például egy olyan szabályt, amely lehetővé teszi az e-mailek átadását egy adott ügyféltől az üzleti partnerének, hogy elmulaszthassa a fontos leveleket, ha távol van.

4. 
   

   
   Kapcsolja ki az irodán kívüli asszisztensét. Az irodaon kívüli varázsló addig aktív marad, amíg nem nyitja meg az automatikus válasz menüt, és kiválasztja a „Ne küldjön irodán kívüli automatikus válaszokat” lehetőséget.

4. módszer Automatikus válasz küldése Exchange-fiók nélkül

1. 
   

   
   Készítse el modelljét. Exchange-fiók nélkül az automatikus válasz lehetőségek nem érhetők el. Még mindig konfigurálhat automatikus választ egy sablonból és néhány szabályból. Kezdje egy új létrehozásával. Ez lesz az automatikus válaszsablon.
   • Válasszon egy objektumot, amely tömören magyarázza a helyzetet. Például: "Az irodából ki ”. A tárgyba az "automatikus válasz" szavakat is beírhatja, hogy azonnal értesítse a címzettet arról, hogy a válasz automatikus.
   • Írj egy rövid szöveget. Írjon be egy testületet, aki bármely címzetthez jelentkezhet. Mondja el nekünk, hogyan lehet kapcsolatba lépni Önnel, vagy kikkel léphet kapcsolatba Önnel.

2. 
   

   
   Mentse el a modelljét. Ha elégedett ezzel, kattintson a „Mentés másként ...” lehetőségre a „Mentés másként” legördülő menüből és válassza az „Outlook sablon” lehetőséget. Ez elmenti a fájlt sablonként, amely megnyílik az Outlook számára.

3. 
   

   
   Hozza létre a szabályokat. Annak érdekében, hogy az automatikus válaszrendszer megfelelően működjön, meg kell határoznia néhány szabályt a folyamat automatizálásához. Az Office 2003/2007 rendszeren kattintson az Eszközök menüre, és válassza a "Szabályok és figyelmeztetések" lehetőséget. Az Office 2010/2013 rendszeren kattintson a Fájl menüre, válassza az Információ lehetőséget, majd kattintson a Szabályok és figyelmeztetések elemre. Ezzel megnyílik az "E-mail szabályok" menü.
   • Kattintson az "Új szabály" gombra. A rendszer felkéri a sablon kiválasztására. Az „Üres sablonból vagy szabályból indulás” szakaszban jelölje be az „Ellenőrizze, mikor érkeznek meg” elemet. Kattintson a Tovább gombra.
   • Határozza meg, melyiket igényel válasz. Ha szeretne választ adni a környéken lévő minden egyes nyugtárakra, jelölje be a "hol jelennek meg a Címzett" mezőben. Szűkítheti ezt a mezőt úgy, hogy megjelöl bizonyos feladókat vagy e-maileket, amelyek konkrét szavakat tartalmaznak a. A választások elvégzése után kattintson a Tovább gombra.
   • Töltse be modelljét. Jelölje be a "Válasz egy adott sablonnal" jelölőnégyzetet a következő ablakban, hogy egy kicsit korábban létrehozott betöltse. Kattintson a "megadott modell" leírásában található linkre. Megnyílik egy párbeszédpanel, amelyben megkérdezi, hogy hol vannak a modellek. Válassza a "Felhasználói sablonok a rendszerfájlokban" lehetőséget. Nyisd meg egy kicsit korábban létrehozottat.
   • Konfigurálja a kivételeket. A sablon betöltésekor beállíthatja azokat a feltételeket, amelyekre vonatkozóan nem kívánja elküldeni az automatikus választ, például egy adott címzettet vagy bizonyos típust. A választások elvégzése után kattintson a Tovább gombra.
   • Nevezze meg a szabályt. A művelet befejezése előtt meg kell adnia a szabály nevét. Használjon egy könnyen megjegyezhető nevet, így a jövőben gyorsan kikapcsolhatja a szabályt. Jelölje be az "Engedélyezze ezt a szabályt" négyzetet annak engedélyezéséhez, majd kattintson a Befejezés gombra.

4. 
   

   
   Letiltja a szabályt. Ha visszatér az irodába, deaktiválhatja a szabályt a „Szabályok és riasztások” menü újbóli megnyitásával. Válassza ki a létrehozott, az aktív szabályok listáján szereplő, az irodán kívüli szabályt, majd kattintson a Törlés gombra.

• A szervezet általában képviseli a céget, és olyan emberekből áll, akiknek Exchange fiókja van a kiszolgálónál, mint a tiéd.
• Az Eszközök menü megjelenik az Outlook főablakában. Ugyanaz az ablak jelenik meg, amikor az Outlook elindul, és tartalmazza a Fájl, Szerkesztés, Nézet, Küldés / fogadás eszközök, Művelet és Súgó menüket. Nincs olyan Eszközök menü az opciók, mint például névjegyek, névjegyek vagy feladatok létrehozásához és megtekintéséhez.
• Ha az "Automatikus válasz küldése a vállalkozáson kívüli embereknek" négyzet be van jelölve, a "Szervezeten kívüli" menü megjelenik (Be) a menü neve mellett.
• A címzettnek jelen kell lennie az Exchange szerver Névjegyzék mappájában. Ha a névjegyek csak olyan mappában léteznek, amely a személyes mappát tartalmazó fájlok (.pst) részét képezi, az automatikus válasz nem kerül elküldésre.