Hogyan írjunk igazolást?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Kövesse a megfelelő formátumot
• 2. rész Írja meg a levelet
• 3. rész Véglegesítse a levelet

Szakmai engedély vagy vizsga engedélyezése iránti kérelem benyújtásához az idő nagy részében igazolási levél írása szükséges, amely igazolja, hogy teljesíti az előírt feltételeket. Előfordulhat, hogy ilyen levelet kell írnia egy volt munkatársnak vagy egy új állásra jelentkező alkalmazottnak is. Ez a levelezés azt igazolja, hogy személyesen szemtanúja volt valaminek vagy hogy biztos vagy a tényben. Általános szabály, hogy hivatalos üzleti levél formájában írható.

szakaszában

1. rész Kövesse a megfelelő formátumot

1. 
   

   
   Ha lehetséges, használjon fejléces papírt. Ha főként szakmai minőségben ír levelet, akkor jobb, ha a vállalat fejlécét használja. Utóbbi azonban nem ajánlott személyes levél írására.
   • Például felhasználhatja cégének fejlécét, hogy egy volt alkalmazott számára igazolási levelet írjon, hogy igazolja know-how-ját és szakértelmét.
   • Ne használja a vállalat fejlécét a saját levéléhez, ha a tárgyalt témának nincs semmi közös a vállalatnál végzett munkával.

2. 
   

   
   
   
   Válasszon olvasható betűtípust. A tanúsító levélhez kívánatos egy formálisabb és klasszikusabb betűtípust választani, mint például a Times New Roman. Ezenkívül az utóbbi minden e-feldolgozó szoftveren elérhető.
   • Arial vagy Helvetica alapértelmezett betűkészleteket is használhat.

3. 
   

   
   Dátum a levél. A misszió első sorát az Ön által írt dátumra kell fenntartani. Ha nem gondolja, hogy egy-két napig képes küldeni az e-mailen, próbálja meg ebben az esetben a dátumot. Írja be a hónapot betűkkel, a számok helyett.
   • Ha profi e-mail sablont használ az e-feldolgozó szoftverében, akkor lehet, hogy be kell helyeznie a nap alapértelmezett dátumát.

4. 
   

   
   
   
   Írja be a címzett címét. Adja meg a címzett teljes nevét és címét, ha ismert. Amikor azonban az Ön iskolájának, társaságának vagy szakmai bizottságának címzett leveleket küldi el, akkor egyszerűen csak tedd a lentit nevét.
   • Helyezze el a címet blokk formátumban, ha ez professzionális levél, ugyanúgy, mint a borítékra. Ha sablont használ az e-feldolgozó szoftverből, akkor ezek az e mezők alapértelmezés szerint már konfigurálva vannak.
   • Először írja be a nevét és címét az első blokkba, ha nem írja meg a levélét a fejlécre. Ezután meg kell adnia a címzett nevét és címét.

5. 
   

   
   Mutassa be a. Az objektum megmondja a címzettnek, mi az.Ez nagyon fontos, ha e-mail címe nem egy adott személy. Aki kinyitja, tudnia kell, hogyan kell elküldeni a címzettnek.
   • A levél írása általában a tárgysor oka. Ha egy másik személynek írja, akkor tegye a nevét objektumként. Például írhatja a következőt: "Tanúsítvány levél Corine Leroy számára. "

6. 
   

   
   Hozza létre az aláírási blokkot. Hagyjon ki néhány sort, hogy hagyjon helyet a levél szövegének, majd folytassa és formázza az aláírási mezőt. Használjon egy egyszerű záró képletet, például "őszintén", majd menjen le négy sorban, majd írja be kereszt- és utónevét.
   • Ha azt tervezi, hogy legalizálja az eredeti példányt, akkor is fontos, hogy tartalmazzon aláírási blokkot. Keressen az interneten közjegyző által aláírt aláírási blokk sablont.

2. rész Írja meg a levelet

1. 
   

   
   Címezze a levelet a megfelelő személyre vagy szervezetre. Általában egy profi levélben az üdvözlésben nem kell a "drága" szót kezdeni. Ehhez egyszerűen írja be annak a személynek vagy osztályának a nevét, aki megkapja a levelet.
   • Például, ha levelet ír, amelyben igazolja, hogy teljesítette az engedély megszerzéséhez szükséges továbbképzés követelményeit, akkor felírhatja „engedélyezési jutalékot”, majd két pontot tehet.
   • Ha lehetséges, írja be az érintett szolgálat vagy igazgatótanács nevét, ahelyett, hogy leírná „kinek”.
   • Ha másik személynek, például egy volt alkalmazottnak írt jóváhagyó levelet, akkor próbálja meg a címzettet név szerint megkeresni név szerint.

2. 
   

   
   Mutassa be magát, ha szükséges. Különösen, ha az e-mailt egy másik személy nevében írták, ismertesse magát az első bekezdésben. Megadhatja a viszonyt a címzettel és a vonatkozó tanúsítványokat.
   • Például, ha ezt a levelet ír egy volt alkalmazott számára, akkor próbálkozzon azzal, hogy leírja a vállalati funkcióját és azt, hogy mennyi ideig dolgozik rajta.
   • Ha magadnak írja, elegendő a neved, hogy bemutassam. Például írhatja ezt: "Én, Corine Leroy, igazolom jelenlétem a Graslini kerületi hétvégi szemináriumon, amelyre október 10–17-én került sor. Az ilyen típusú levelek esetében a levél törzse általában nem haladja meg az egy vagy két mondatot.

3. 
   

   
   Azonosítsa azt a személyt, akinek írsz levelet. Ha levelet ír, hogy tanúsítsa valaki más szakmai képesítését, akkor azonnal bemutatkozása után meg kell adnia a nevét. Azt is beillesztheti az első mondatba, majd bemutathatja magát.
   • Például, ha levelet küld egy volt alkalmazottnak, akkor ezt írhatja: "Paul Dubois vagyok, a Dubois Motors elnöke. Írok, hogy tanúsítsam Corine Leroy mechanikus képességeit. "

4. 
   

   
   Adjon meg tényeket vagy releváns információkat. A levél szövegében nagyrészt meg kell adnia minden olyan információt, amelyet levélben igazolni kíván. Indoklásától függően ez egy mondatra vagy több oldalra korlátozódhat.
   • Maradjon a tényeknél, és írjon a lehető legtisztábban és következetesebben, ütőhanggal.

5. 
   

   
   Nyilatkozzon, ha saját magának írja meg az e-mailt. Tegyük fel, hogy írsz egy levelet egy szervezetnek vagy szervezetnek, hogy igazoljon valamit rólad. Végezzen egy nyilatkozattal, hogy minden tartalom, amennyire tudod, valódi és pontos.
   • Például az Ön következtetései így nézhetnek ki: "Az alább írt aláírással kijelentem, hogy a fentiekben megadott információk legjobb tudásom szerint valók és helytállóak. "
   • Ez a fajta mondat különösen akkor fontos, ha az aláírást követően legalizálja a levelet.

3. rész Véglegesítse a levelet

1. 
   

   
   Olvassa el figyelmesen. A helyesírás és a nyelvtan a tanúsító levélben befolyásolhatja annak fogadását. Ha nagyon sok gépelés és hiba van, akkor a címzett nem veszi komolyan.
   • Ellenőrizze adatait is. Ha levélre ír aláírást, akkor az egész tartalom hitelessége megmarad. Ügyeljen arra, hogy írt számokat, dátumokat és egyéb számokat.

2. 
   

   
   Kinyomtatni. Ha postai úton kívánja elküldeni, nyomtassa ki fejléces papírra vagy kiváló minőségű papírra. Kérjük, ne használjon szokásos fénymásoló papírt, mert ez nem ad jó benyomást. Ha nem rendelkezik jó minőségű papírral, csak vásároljon egy kis csomagot a helyi könyvesboltban.
   • Ellenőrizze, hogy a levél nyomtatása megfelelő-e, és a margók megfelelőek-e. Mindkét oldalon legalább 2,5 cm margót kell hagyni.
   • Ha több oldala van, ne felejtse el számozni őket. A digitális formátum használata segít a címzettnek annak megerősítésében, hogy megvan az összes oldal.

3. 
   

   
   Ha lehetséges, közjegyző jelenlétében írja alá az e-mailt. A tanúsító levél hitelesítése nem mindig szükséges, mivel sok esetben elegendő az aláírás. Vegye fel a kapcsolatot a címzettel, hogy megtudja, szükséges-e legalizálás.
   • Gyakran közjegyzői hitelesítésre van szükség, ha a levélnek jogi jelentősége van. Tegyük fel, hogy igazolást szeretne küldeni, amely igazolja, hogy teljesítette az egyetemi diploma megszerzéséhez szükséges feltételeket. Ebben az esetben szükség lehet legalizált példányra.

4. 
   

   
   Küldje el e-mailjét a címzettnek. Vegye fel velük a kapcsolatot, hogy többet megtudjon arról, hogyan szeretnék megkapni az Ön levelét. Ilyen hivatalos dokumentum esetén ajánlott, ha lehetséges, postai úton. Néhány címzett azonban inkább e-mailben vagy faxon küldi el.
   • Ha e-mailben küldi el, nyomtassa ki és írja alá először. Ezután szkennelje be az eredeti példányt, hogy csatolhassa az aláírt levél PDF-fájlját.