Hogyan lehet jelentést írni?

Szerző: Roger Morrison

A Teremtés Dátuma: 23 Szeptember 2021

Frissítés Dátuma: 21 Június 2024

Hogyan lehet jelentést írni? - Útmutatók

Tartalom

szakaszában
1. rész Felkészülés
2. rész Jegyzetek készítése az ülésen
3. rész A jegyzőkönyv megírása
4. rész Az ülés jegyzőkönyve sablonok használata

Ebben a cikkben: Felkészülés a jegyzetek felvételére az ülésenA jegyzőkönyv csökkentéseA ülés jegyzőkönyvének felhasználása18 Referenciák

Megválasztottak vagy kineveztek bizottsága titkárává. Gratulálunk! De készített már jegyzeteket, készített és készített jegyzőkönyveket? Függetlenül attól, hogy az eljárási kódex szabályait alkalmazza-e a tanácskozó közgyűlésekre, például a Roberts rendszabályait vagy a Morin-kódexet, vagy a jegyzőkönyvet saját módon dolgozza ki, a kiválóság elérése érdekében bizonyos módszereket kell követnie.

szakaszában

1. rész Felkészülés

Ismerkedjen meg vállalata találkozási eljárásaival. Ha a titkárnak hivatalos jelentést kell készítenie, akkor érdemes megkérdezni az alkalmazandó eljárási kódexet, nevezetesen a Kód Morin vagy más. Kevésbé formális környezetben határozza meg, hogy mit tartalmazzon a jegyzőkönyvben, és hogyan fogja felhasználni őket.
- Előadóként nem kell ismernie az eljárási szabályokat. Hasznos lenne azonban a kód másolata, vagy bármilyen kérdésre konkrét választ kérni az elnöktől.
- Ismerkedjen meg a szerepével. Egyes előadók közvetlenül nem beavatkoznak a vitákba, mások jegyzetelnek, miközben részt vesznek a vitában. Mindkét esetben a titkár nem játszhat másik fontos szerepet, például elnököt vagy segítőt.
Készítsen modellt. Az ülés jegyzőkönyve szinte hasonló tartalommal rendelkezik. A sablon lehetővé teszi a percek bemutatásának szabványosítását az egyszerű áttekintés érdekében. Letölthet mintavételi sablonokat. Hagyjon elegendő helyet legalább az alább felsorolt elemek számára.
- A szervezet neve.
- Az ülés típusa. Rendelkeznek-e rendszeres éves vagy heti ülések, a bizottság kis ülései vagy különleges célból összehívott ülések?
- A dátum, az idő és a hely. Hagyjon helyet az ülés kezdési és befejezési idejének rögzítéséhez.
- Az ülés elnökének vagy moderátorának neve, valamint a titkár vagy póttag neve.
- A résztvevők és nincs mentség. Valójában ez a részvételi lap. Vegye figyelembe, ha elérte a kvórumot, azaz ha az ajándékok száma a szavazáshoz szükséges minimális.
- Hagyjon helyet az aláírásához. Titkárként mindig alá kell írnia a munkáját. További aláírásra lehet szükség, amikor a jegyzőkönyvet jóvá kell hagyni, de ez a vállalat eljárásaitól függ.
- A nap sorrendje, ha van. Ha ön még nem készítette el a napirendet, akkor kérje meg az ülés elnökét vagy moderátort, hogy adjon neked egy példányt, amely hasznos lehet a jegyzetek megszervezéséhez.
Vigyen magával notebookot vagy laptopot. Győződjön meg róla, hogy kényelmesen használja a felszerelését. Ha gyakran percekben ír, akkor használjon laptopot erre a célra, vagy hozzon létre egy mappát a számítógépén.
- Ha elkészítette egy előző ülés jegyzőkönyvét, és azt még nem nyújtották be jóváhagyásra, feltétlenül mosson veled is.
- A magnó segít a percek későbbi megírásában, de nem helyettesíti a jegyzetkészítést. Ha az ülésen rögzíti az eljárást, ellenőrizze, hogy minden jelenlévő egyetért-e. Ellenállni a kísértésnek, hogy szó szerint szaporítsák a résztvevők állításait.
- Ha megtanul sztenográfiát, akkor gyorsabban készít jegyzeteket, de nem kell mindent megismételnie, amit a résztvevők mondnak, hogy írják a jegyzőkönyvet. Valójában el kell kerülnie, hogy így csinálja.
- Ha felkérést kap, hogy nyilvános jegyzeteket készítsen, használjon egy projektorot vagy flipchart. Óvatosan rendezze a jegyzeteit, hogy könnyen felhasználhassa azokat a jegyzőkönyvek felírásához.

2. rész Jegyzetek készítése az ülésen

Ossza el az óralapot. Amint mindenki ott van, terjeszt egy vagy több lapot, ha sok résztvevő van. Mindenki fogja használni nevét és elérhetőségét. Ezt a listát a jegyzőkönyv azon részének kitöltésére használják, amelyet az ülésen részt vevő személyek nevének rögzítésére fenntartottak. A lapot maga is csatolhatja a jegyzőkönyvhöz.
- Ha nem ismeri a jelenlévők többségét, készítsen egy asztaltervet és töltse ki azt, amikor mindenkit felkér arra, hogy mutassa be magát. Tartsa a listát kéznél, miközben jegyzeteket készít, így szükség szerint név szerint hívhat.
Töltse ki maximálisan a modelljét. Az ülés megnyitásáig írja be a szervezet nevét, az ülés időpontját, helyét és típusát, pl. "Az igazgatótanács heti ülése, a bizottság rendkívüli ülése stb." ”. Amikor a találkozó megkezdődik, jegyezze fel az időt.
- Ha nincs sablonja, írja ezt az információt a jegyzetek elejére.
- Ha az ülést meghatározott célra vagy különleges idõben hívták össze, őrizze meg az értesítés másolatát, amelyet megküldtek a résztvevõknek. Ezt a jegyzőkönyvhöz kell csatolni, miután megírták.
Írja le az első javaslat eredményét. A legtöbb hivatalos ülés az ideiglenes napirend elfogadására irányuló javaslattal kezdődik. Ez az első lépés példaként szolgál az eljárás szemléltetésére. Ha a találkozó más javaslattal kezdődik, akkor csak győződjön meg arról, hogy ugyanazokat a releváns információkat rögzíti.
- A mozgás pontos e-je "Javaslom" -val kezdve. Ez általában azt jelenti: "Javaslom e napirend elfogadását. "
- A javaslat szerzőjének neve.
- A szavazás eredménye. Ha a szavazás pozitív, írja be a "mozgás elfogadva" szöveget.
- Ha nem tudja pontosan reprodukálni a hosszú javaslatokat, kérheti, hogy azokat írásban nyújtsák be. Ha ez ismétlődő probléma, kérje, hogy ezt a követelményt illessze be a hivatalos eljárásba az olyan javaslatok esetében, amelyek meghaladják egy bizonyos szót.
- Ha elkészítette a napirendet, akkor az indítvány támogatója lehet, miközben az ülés titkára is. Ez tökéletes, mindaddig, amíg objektív marad, mert nem összeegyeztethetetlen a saját tevékenységeidet a jegyzőkönyvbe belefoglalni.
Mentse el az ülésen bemutatott többi javaslatot. Óvatosan kövesse az eljárást, de ne jegyezze fel a jegyzőkönyvbe, hacsak másképp nem szólnak! Amikor új indítványt nyújt be, rögzítse a vonatkozó információkat.
- Ne feledje, hogy minden javaslatnak tartalmaznia kell magának a javaslatnak a feltételeit, a szerző nevét és a szavazás eredményét.
- Egyes javaslatokhoz egy másik résztvevő támogatására van szükség a szavazás előtt. Például, ha valaki azt mondja: „Támogassa a mozgást”, jegyezze fel az adott személy nevét a jegyzőkönyvben a mozgás társszerzőjeként.
- Ha nem tudja a pályázati szponzor nevét, vagy újra meg kell hallgatnia, kérjük, hagyja le udvariasan az ülést, és tegyen fel kérdéseket. Az információk pontos rögzítése elengedhetetlen ahhoz, hogy igazolja ezt a kis megszakítást.
- Ha egy indítvány megváltozik, egyszerűen ismételje meg a megjegyzésében szereplő szöveget. A jegyzőkönyvben nem szükséges feltüntetni, hogy a javaslatot módosították, kivéve, ha vita zajlott a hosszú vitát eredményező módosítás miatt.
Hallgassa meg a jelentések bemutatását és kérjen másolatokat. Amikor egy jelentést, hírlevelet vagy hasonló dokumentumot hangosan olvasnak, rögzítsék a jelentés nevét és a beolvasó személy nevét, vagy az azt író albizottság nevét. Ha van csatolt mozgás, mentse el, mint bármilyen más mozgást.
- A legjobb azonban, ha a dokumentum másolatát az ülés végén kapja meg. Mutasson be egy feljegyzést az előadónak vagy az elnöknek a példány megszerzéséhez. Ezt követően minden jelentés egy példányát csatolja a jegyzőkönyvhöz, miután azt megírták.
- Ha a másolat nem érhető el, jegyezze meg, hol tárolja az eredeti dokumentumot. Előfordulhat, hogy az ülés után kérnie kell ezt az információt.
- Ha egy résztvevő szóbeli jelentést készít egy dokumentum elolvasása helyett, írja össze a nyilatkozatát. Ne mélyítsen bele a részletekbe, és ne reprodukálja a beszélő szavát.
Vegye figyelembe a végrehajtott vagy hozzárendelt műveleteket. Ez magában foglalja a igazolás az előző ülés határozatainak végrehajtása és az új intézkedések végrehajtása. Felkérték valakit, hogy írjon levelet? Írja le az érintett személyek nevét és az nekik tulajdonított tevékenységeket.
- Az ülés formális jellegétől függően ezek közül sok lehet a részét képező esemény javaslatok. A kevésbé formális ülések esetén figyelni kell a nem egyértelműen megfogalmazott döntésekre.
- Röviden ismertesse a döntés okait, ha van ilyen.
Jegyezzék fel az összes eljárási és eljárási pontot. Ha valamely eljárás ellen kifogást emelnek, vegye figyelembe a teljes kifogást és annak alapját, valamint az elnök teljes határozatát.
- Ne felejtsen el hivatkozni az eljárási kódexre, függetlenül attól, hogy alkalmazza-e az alapszabályt vagy a szervezet protokollt.
Tudja, mikor kell összeírni a beszélgetéseket. Ezt csak egy egyértelműen megfogalmazott kérés alapján kell megtenni. Hivatalosan egy jelentés tükrözi mi történt tény és nem mi volt nevezett . Mindazonáltal figyelembe kell vennie a szervezet egyedi követelményeit.
- Jegyzeteinek készítésével próbáljon objektív legyen, a körülményektől függetlenül. Írj konkrét pontokat, és ne érzéseket. Minimalizálja a melléknevek és az határozószavak használatát. Célja, hogy száraz, tényszerű és olykor ízléstelen dokumentumot írjon!
- A viták összefoglalása nem lehet nomináló. Tehát kerülje el a felszólalók nevét a vitákban. Ez különösen fontos, amikor egy heves vita során egy gátlástalan beszélõ sértheti mások érzékenységét.
Zárja be az ülés végén. Vegye figyelembe az ülés elnapolásának idejét. Ne felejtse el felvenni a jelentések összes példányát, vagy emlékeztesse az embereket, hogy küldjék el neked.
- Nézze át jegyzeteit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden tiszta-e, és nem felejtett el semmit. Ideje feltenni a kérdéseit, mielőtt a résztvevők távoznának.

3. rész A jegyzőkönyv megírása

A lehető leghamarabb kezdje el írni. A legjobb a jegyzőkönyvet közvetlenül az ülés után leírni, feltéve, hogy az események még mindig frissek az emlékezetében.
Írja be számítógéppel a találkozó jegyzeteit. Lehet, hogy ezt már megtette, ha a munkamenet során laptopra vette a jegyzeteit. Mentse el jegyzeteit, és indítson el egy új dokumentumot. Össze lehet hasonlítani azokat a percekkel, ha egymás mellé helyezik őket.
Egyértelműen ismertesse jegyzeteit bekezdésekben. Minden új indítványt, új döntést vagy eljárási pontot külön bekezdésben kell foglalni. A művelet során ellenőrizze, hogy:
- betartotta a helyesírási és a nyelvtani szabályokat, még akkor is, ha szükség esetén helyesírás-javítót használ,
- ugyanazt az időt használta az e egészében, akár a múltban, akár a jelenben, de anélkül, hogy ugyanazon dokumentumban soha váltana át az egyikről a másikra,
- objektív vagy, vagyis véleménye soha nem jelenik meg a jegyzőkönyvben, mert mindenki számára szánt objektív dokumentumot próbál létrehozni,
- egyszerű és pontos szókincset használt, és a homályos kifejezéseket megfelelő szavakkal helyettesítette, elkerülve a virágos kifejezések használatát,
- csak a megtett intézkedéseket említette, nem pedig a vitákat, kivéve, ha felkérték azok rögzítésére, mert arra kell összpontosítania, hogy mi volt tény és nem arról, ami volt nevezett,
- számozta az oldalakat az érthetőség kedvéért.
Terjessze a tagoknak a jegyzőkönyv tervezetének egy példányát. Küldjön egy másolatot minden tagnak az ütemterv elérhetőségi adatainak felhasználásával. Ha nincsenek elérhetőségi adatai, a találkozóvezetőnek képesnek kell lennie arra, hogy azokat közölje veled.
Az ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása. Felkérheti Önt, hogy olvassa el hangosan a következő ülésen, és nyújtsa be jóváhagyásra. Ha a javaslatot elfogadják, vegye figyelembe, hogy a jegyzőkönyvet elfogadták.
- Ha a jelentést jóváhagyása előtt módosítják, hajtsa végre a módosításokat, és a dokumentum végén jegyezze meg, hogy módosította a végrehajtott módosítások leírása nélkül.
- Ha módosítási javaslatot tesz a jegyzőkönyv jóváhagyása után, közölje a javaslat pontos tartalmát, valamint az elfogadásáról vagy elutasításáról szóló határozatot.

4. rész Az ülés jegyzőkönyve sablonok használata

Látogasson el egy olyan webhelyre, ahol találkozómintákat kínál. Ezek a sablonok időt takarítanak meg és elkerülhetik a hibákat.
Szánjon időt webhelyek áttekintésére. Használja ki az egyes lehetőségeket, hogy megtalálja az Önnek megfelelő modellt.
- Ha szüksége van egy adott típusú modellre, például egy jelenlegi vagy szabványos modellre, végezze el kutatását és töltse le a választott modellt a "letöltés" gombra vagy a "sablon használata" gombra kattintva. Ne felejtse el elveszíteni, ha könnyen megtalálható helyen tárolja.
Nyissa meg a fájlt. Most, hogy befejezte a letöltést, csomagolja ki a fájlt, és nyissa meg a "Microsoft Word" vagy "Excel" alkalmazásban. Használja a "Microsoft Word" legújabb verzióját az egyszerűség és a minőség érdekében. A szoftver naprakészen tartása megkönnyíti a dolgokat, miközben lehetővé teszi új funkciók használatát.
Adja hozzá a fejlécbe cégének logóját és szerzői jogi szimbólumát. Távolítsa el a logó mintáját a sablonból, és feltétlenül olvassa el a letöltési oldal használati feltételeit. Nem akarod jogi problémákkal szembesülni, igaz?
Cserélje ki a címet. A címsorban jelölje ki a "találkozó címe" szavakat, és írja be a percek tényleges címét.
A dokumentum megjelenítésének megváltoztatása (opcionális). A modell vonzóbbá tétele érdekében megváltoztathatja a színeket, vagy választhat másik témát. Ez egyszerű: keresse meg a "elrendezés" fület, és kattintson a "színek és témák" szakaszra. Ily módon megváltoztathatja modell megjelenését, és akár olyan színeket is választhat, amelyek megfelelnek a vállalati logónak.
Írja be a szakaszok feliratát. Több mezőnek meg kell töltenie. Szüksége lehet további mezőkre, vagy inkább megváltoztatja az e-t. Testreszabhatja őket az Ön igényei szerint.
Mentse el a sablont laptopjára. Így felhasználhatja azt a munkamenet során a percek felírására. Ha továbbra is használja a "Microsoft Office" alkalmazást, a dolgok gyorsabban és könnyebben megyek, és a szervezetet és pontosságot fogja követni, mint korábban. Alternatív megoldásként kinyomtathatja a sablont, hogy kézzel írott jegyzeteket készítsen, de ügyeljen arra, hogy van elegendő hely a szükséges információk írásához.
Ellenőrizze a modelljét. Gratulálunk! Készült a jelentésmodell. A termelékenységnek és a pontosságnak exponenciálisan javulnia kell, mivel már van egy követendő modellje, amely segít az ötleteinek megszervezésében. Mint minden projektnél, vizsgálja felül a modell részleteit, hogy helytelen vagy hiányzó elemeket azonosítson. Amint minden rendben van, felhasználhatja a következő ülésein.