Hogyan lehet változáskezelési tervet írni?

Tartalom

• szakaszában
• 1. módszer Írjon egy tervet a szervezeti változások kezelésére
• 2. módszer A projekt változásainak nyomon követése

Kétféle változáskezelési terv létezik. Az egyik foglalkozik a szervezeti változások hatásaival és megkönnyíti az átmenetet. A második segít nyomon követni az egyetlen projekt változásait, egyértelmű nyilvántartást hozva a termékek vagy a projekt hatályának változásairól. Ezek a tervek arról szólnak, hogy világosan és pontosan mit kell tenni.

szakaszában

1. módszer Írjon egy tervet a szervezeti változások kezelésére

1. 
   

   
   Mutassa be a végrehajtandó változások okait. Sorolja fel azokat a tényezõket, amelyek a változás meghozatalához vezettek, például rossz teljesítményt, új technológiát vagy a szervezet küldetésének megváltozását.
   • Az egyik megközelítés a vállalkozás jelenlegi helyzetének, valamint a terv által a jövőbeni helyzetnek a leírása.

2. 
   

   
   Határozza meg a változások jellegét és terjedelmét. Röviden írja le a projekt várható természetét. Határozza meg, hogy ez befolyásolja-e a pozíciókat, a folyamatváltozásokat, az irányelvek változásait vagy a szervezeti struktúrát. Sorolja fel az osztályokat, munkacsoportokat, rendszereket vagy bármilyen más összetevőt, amelyek módosíthatók.

3. 
   

   
   
   
   Mutassa be az érdekelt felek támogatását. Sorolja fel a tervben részt vevő összes érdekelt felet, például a fióktelepet, a misszióvezetőt, a támogatót, a fogyasztókat vagy a változás által érintett munkavállalókat. Mindegyik résznél adja meg, hogy az érdekelt felek támogatják-e a végrehajtandó változtatásokat.
   • Ne felejtsen el összeállítani egy táblázatot, amely világosan és tömören magyarázza ezeket az információkat. Minden érintett fél esetében értékelje a következő adatok prioritási szintjét (magas, közepes vagy alacsony): tudatosság, támogatási szint, befolyás.
   • Ha lehetséges, végezzen egy-egy interjút az érdekelt felek támogatásának felmérése érdekében.

4. 
   

   
   
   
   Hozz létre egy csapatot. Ez a csapat felel az összes érdekelt féllel folytatott kommunikációért, a különféle aggályok meghallgatásáért és annak biztosításáért, hogy a művelet a lehető legjobb körülmények között zajlik. Válasszon olyan embereket, akik az üzleti életben nagyon hitelesek és jó kommunikációs készségekkel rendelkeznek.
   • Felkérnie kell egy promótort a felső vezetésből. Hangsúlyozzuk, hogy a változás előmozdítása érdekében aktív munka lesz, nem csak a terv jóváhagyása.

5. 
   

   
   Kidolgozzon egy megközelítést a vezetéssel. A művelet sikeréhez elengedhetetlen a vállalat minden támogatásának megszerzése. Hagyja az összes felső vezetőt, hogy kommentálja a változásokat, és működjön együtt egymással, hogy aktív szerepet vállaljon ebben a projektben.

6. 
   

   
   Készítsen tervet minden szereplőnek. Az egyes érdekelt felek, beleértve a projektet támogatókat is, értékelik a kapcsolódó kockázatokat és kérdéseket. Az aggályok kezelését bízza a felelős csapatra.

7. 
   

   
   Hozzon létre egy kommunikációs tervet. A kommunikáció e folyamat kulcseleme. Rendszeresen kommunikáljon az összes érintett féllel. Erősítse meg a végrehajtandó változások okait és az azokból származó előnyöket.
   • A színészeknek egy-egy, kétirányú kommunikációt kell kapniuk. A személyes találkozók nélkülözhetetlenek.
   • A kommunikációnak a fő menedzsment promóterétől, az egyes alkalmazottak közvetlen felügyelőjétől és minden más szóvivőtől kell származnia, akiben a szereplők megbíznak. Minden kommunikációnak koherensnek kell lennie.

8. 
   

   
   Vegye figyelembe az esetleges ellenállást. Mindig ellenáll a változásoknak. Ez egyéni szinten történik, ezért személyesen kell kommunikálnia az érdekelt felekkel, hogy felfedezzék az ellenállás okát. Vigyázzon a sérelmekre, hogy az ügyvezetõ csapat orvosolhassa azokat. Ezek az aggodalmak általában a következő pontokat tartalmazzák.
   • Nincs motiváció vagy nincs sürgősség.
   • Nincs értelme az általános helyzetnek vagy a változások szükségességének okai.
   • A folyamatban való részvétel hiánya.
   • Bizonytalanság a munkahely stabilitásáról, a jövőbeli szerepekről, illetve a jövőbeli pozíciókhoz szükséges követelményekről és készségekről.
   • A menedzsment nem felel meg a változás vagy a kommunikáció végrehajtásával kapcsolatos elvárásoknak.

9. 
   

   
   Vegye ki az akadályokat. A követelésekre a kommunikáció erősítésével vagy a stratégia megváltoztatásával kell reagálnia. Más igények esetén kiegészítő megközelítésekre lehet szükség, amelyeket belefoglalhat a tervbe vagy kiszervezhet a vezetőség számára. Vizsgálja meg, melyik lehetőség közül a legmegfelelőbb a szervezetének.
   • A pozíciókban vagy a folyamatban bekövetkező bármilyen változás esetén tegye a munkavállalók képzését kiemelt prioritássá.
   • Ha a lehető legszélesebb átmeneti időszakot tervez, ütemezze az üléseket vagy növelje a munkavállalói juttatásokat.
   • Ha az érintettek nem motiváltak, kínáljon ösztönzőket.
   • Ha úgy érzik, hogy távol vannak a projekttől, akkor rendezzen egy értekezletet, amelyben visszajelzést gyűjt és áttekintheti a terv változásait.

2. módszer A projekt változásainak nyomon követése

1. 
   

   
   Határozza meg a szerepeket. Sorolja fel azokat a szerepeket, amelyeket az egyes projektekhez hozzárendelnek. Mutassa be az egyes szerepkörökhöz szükséges felelősségeket és készségeket. Legalább delegáljon egy Chef de Mission-t a változások napi végrehajtására, valamint egy promótort, aki nyomon követi az összes haladást és fontos döntéseket hoz.
   • Nagyvállalatokban zajló nagy projektek esetén előfordulhat, hogy meg kell osztania a szerepeket több speciális tudással rendelkező ember között.

2. 
   

   
   Állítson fel egy ellenőrző bizottságot. Az informatikai projektek általában tartalmaznak egy változás-ellenőrző bizottságot, amely az egyes érdekcsoportok képviselőiből áll. Ez a bizottság felel a kérések jóváhagyásáért, a misszióvezető helyett és a döntéseknek az érdekeltekkel való közléséért. Ez a megközelítés nagyon jól alkalmazkodik számos érdekelt féllel folytatott projektekhez, és szükségessé teheti az alapvető célok gyakori újraértékelését.

3. 
   

   
   Hozzon létre egy folyamatot a kérelmek alkalmazására. Miután áttért az ötletből a valóságba, miután egy csapattag azonosította az előrehaladást? Írja le ezt a folyamatot, ahogy a csapat egyetértett. Így néz ki ez.
   • A csoport tagjainak ki kell tölteniük a jelentkezési űrlapot, és el kell küldeniük a projekthatóságnak.
   • A HOM-nak be kell írnia az űrlapból származó információkat a kérésnaplóba, és frissítenie kell ezt a naplót, amikor a kérelmeket megvizsgálják vagy elutasítják.
   • A menedzser felkéri a csapat tagjait, hogy írjanak fel egy konkrétabb tervet, és becsülik meg a szükséges erőfeszítéseket.
   • A misszióvezető eljuttatja a tervet a szervezőhöz lehetséges elfogadás céljából.
   • A változtatások megtörténtek. Az érdekelt feleket gyakran tájékoztatják az előrehaladásról.

4. 
   

   
   Hozzon létre jelentkezési űrlapot. A következő adatoknak szerepelniük kell az űrlapon, és be kell vezetniük a változási naplóba.
   • A módosítási kérelem dátuma.
   • A projektmenedzser által kiosztott kérelmek száma.
   • Cím és leírás.
   • Az űrlapot kitöltő személy neve, e-mail címe és telefonszáma.
   • Az egyes kérelmek prioritása (magas, közepes vagy alacsony). A sürgős változtatásokhoz szüksége lehet konkrét határidőkre.
   • Termék- és verziószám (informatikai projektekhez)

5. 
   

   
   Adjon hozzá további információkat. A változásnaplónak képesnek kell lennie a meghozott döntések nyomon követésére és a végrehajtás szoros figyelemmel kísérésére. A jelentkezési űrlapokon szereplő információk mellett helyet kell foglalni a következőkre:
   • a kérelmek jóváhagyása vagy elutasítása,
   • annak a személynek az aláírása, aki jóváhagyja vagy elutasítja a kérelmeket,
   • a változások végrehajtásának időkerete,
   • a változások befejezésének dátumai.

6. 
   

   
   A fontos döntések nyomon követése A változásnaplón kívül a projekt hasznos lehet a fontos döntések nyilvántartásában. Ez az állítás hosszú távon megkönnyítheti az Ön számára, vagy segíthet azon projektek nyomon követésében, amelyek menedzsmentjében valamilyen változás történt. Ez a fájl kommunikációs útmutatóként szolgálhat az ügyfelek vagy az irányító testületek számára is. Az időben végrehajtott változtatások esetében a projekt hatálya vagy követelményei, az elfogadandó prioritási szintek vagy stratégia a következő információkat tartalmazzák.
   • A projekt kezdeményezője.
   • A döntés dátuma.
   • A döntés mögött meghúzódó okok és az ezek elérésére alkalmazott megközelítés összefoglalása. Kérjük, mellékeljen minden releváns dokumentumot a folyamatba.