Hogyan készítsünk közvetlen levelet

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Felkészülés
• 2. rész Végezzen levél-összevonást a Microsoft Office-val
• 3. rész E-mail egyesítés végrehajtása az OpenOffice segítségével

Ebben a cikkben: Felkészülés a levelezés egyesítésének újbóli elkészítésére a Microsoft Office segítségévelA levelezés egyesítésének elolvasása az OpenOfficeReferences segítségével

A Mail Merge a legtöbb irodai csomag olyan szolgáltatása, amely lehetővé teszi az alapdokumentumok testreszabását, mielőtt több címzettnek elküldenék. Lehetséges levél-összevonást létrehozni számos különféle dokumentumhoz, ideértve a borítékokat, címkéket, űrlapleveleket, faxokat, faxokat vagy akár számozott kuponokat és kuponokat.

szakaszában

1. rész Felkészülés

1. 
   

   
   Készítse el az adatfájlt. Lehet munkalap (Excel típusú), alacsony adat vagy a megfelelő formátumú e dokumentum is. A legtöbb esetben vállalatok vagy magánszemélyek táblázatokat használnak, tehát ezt a lehetőséget a cikk többi részében példaként fogjuk használni.
   • Az adatfájlnak tartalmaznia kell az összes információt, amelyet két példányonként eltérésre tervez. Például, ha úgy dönt, hogy egyéni űrlapot küld, az adatfájlnak tartalmaznia kell legalább azoknak a nevét és címét, akiknek a levelet el szeretné küldeni.
     • Egy sorban helyezze el az egyes információkat a táblázat cellájába. Így az adatfájl felépítésének végén minden információkategóriának (név, keresztnév, cím ...) saját oszloppal kell rendelkeznie.
   • Válassza ki az oszlopokhoz tartozó címsorokat. A levél egyesítése az oszlopot az oszlopot köti. Így, függetlenül a használt szoftvertől, azt fogja gondolni, hogy az egyes oszlopok első sora megegyezik az oszlop többi részében található információ típusával. Ezért azt tanácsoljuk, hogy használjon olyan neveket, amelyek relevánsaknak tűnnek, így könnyen megtalálhatja az utat.
     • Például, ha az oszlopot családnevek tárolására használják, a Lassú lehet "Név", és a lassúság alatt megadhatja az érintett emberek vezetéknevét. Tehát a levelezés következő lépésében, amikor a szoftver megkérdezi, hogy melyik mezőbe szeretné beilleszteni a típusát, akkor a "Név" feliratot látja, és emlékezni fog arra, hogy mi az.
   • A Microsoft Office csomaggal rendelkező emberek, akik a Microsoft Outlookot használják az övék írására, szintén választhatják a címjegyzék adatfájlként való használatát.

2. 
   

   
   
   
   Mentse az adatfájlt. Mentsen egy olyan helyre, amelyet könnyen emlékezzen, és adjon egyértelmű nevet, így könnyen megtalálhatja.

3. 
   

   
   Írja meg most az alapdokumentumot. Ez a dokumentum, amelyet később testreszabhat. Például, ha úgy dönt, hogy leír egy mintalevelet, akkor az alapdokumentum maga lesz a levél. Az összes mezőnek, amelyet testreszabni szeretne a levél egyesítésével, üresnek kell maradnia.

2. rész Végezzen levél-összevonást a Microsoft Office-val

1. 
   

   
   Nyissa meg a levél egyesítés funkciót. Nyissa meg az alapdokumentumot, és kattintson a "Levél egyesítés", majd "A levél egyesítés indítása", majd a "Lépésről lépésre a levél egyesítés varázslója" elemre. Ha a funkcionalitás nem nyilvánvaló, kattintson az "Eszközök"> "Levelek és levelek"> "Levelek egyesítése" elemre.

2. 
   

   
   
   
   Válaszoljon a Microsoft Office kérdéseire. A Word levelező eszköznek néhány lépést kell megtennie, amelyek megkönnyítik az életét, és összevonják az adatokat az alapdokumentum és az adatfájl között, amely okosabb és jobban megfelel az Ön igényeinek.
   • Először jelölje meg a forrásdokumentum dokumentum típusát. Kattintson a dokumentumhoz legközelebbi típusra, majd kattintson a Tovább: Alapdokumentum elemre.
   • Adja meg a használni kívánt alapdokumentumot. Ha eddig követte a magyarázatainkat, akkor jelölje be a "Használja az aktuális dokumentumot" négyzetet. Kattintson a "Tovább: Címzettek kiválasztása" elemre.

3. 
   

   
   Válassza ki, hogy a Word melyik "létező listát" hívja. Valójában ez a korábban létrehozott adatfájl. Jelölje be a négyzetet, és kattintson a "Tovább" gombra a számítógép böngészéséhez, hogy megtalálják az adatfájlt, és összekapcsolják a forrásdokumentummal.
   • Ha inkább az Outlook címjegyzékét használja, akkor ez is lehetséges, csak jelölje be a megfelelő négyzetet.

4. 
   

   
   Válassza ki a használni kívánt adatokat. Az Office lehetővé teszi az információk egész oszlopának kiválasztását, illetve a jelölés megszüntetését. Ez lehetővé teszi annak kiválasztását, hogy mely mezőket töltse ki az alapdokumentumban, ezáltal sokkal sokoldalúbbá téve az adatfájlt, mivel különféle információkat tud majd használni a különböző levelekben. Amint minden rendben van, kattintson a "Tovább" gombra.
   • Az adatokat az egyes oszlopok fejére kattintva rendezheti. Ez lehetővé teszi például a gyors böngészést és a pontos információk megtalálását, ha az adatfájl kényszerítő.

5. 
   

   
   Helyezzen be mezőket az alapdokumentumba. A levelezővarázsló ezen az új oldalon felkéri a alapdokumentum elkészítésére (ha még nem tette meg), és széles választékban kínál felajánlást az adatmezők beillesztésére az adatfájlból a alapdokumentum.
   • A mező beillesztéséhez az alapdokumentumba, helyezze a kurzort arra a helyre, ahova el szeretné helyezni a mezőt, majd kattintson a varázsló megfelelő gombjára a mező beillesztéséhez.
     • A helytelen mezőt törölheti vagy kétszer is elhelyezheti a billentyűzet Törlés gombjának megnyomásával, mintha egy egyszerű betűt próbálna törölni a Wordből.
   • Az előre konfigurált beállítások kissé eltérnek a Word-nek megadott dokumentum típusától függően. Az Office mindent megtesz, hogy a kiválasztott adatfájl alapján biztosítsa a megfelelő típusú adatokat. Például, ha jelezte a Word-nek, hogy űrlapot ír, akkor láthat egy lehetőséget, amely lehetővé teszi egy olyan címblokk beszúrását, amely tartalmazza a címzett nevét és utónevét, valamint annak teljes címét, mindegyikben a legjobban elrendezve csak néhány sor.
     • Néhány előre konfigurált opció automatikusan megnyitja a másodlagos ablakokat, hogy kitöltse a szükséges információkat. De ne aggódjon, mindezt mindig meglehetősen világos és könnyen érthető módon magyarázzák.
     • Ha az egyik előre konfigurált opciót használja, és úgy tűnik, hogy a Word nem találja a megfelelő információkat az adatfájljában, akkor ez nem jelent problémát: kattintson a "Mezők illesztése" elemre, és mondja el a programnak, hogy az egyes mezők megfelelnek. Például, megmutathatja a Word-nek, hogy az adatfájl "Név" oszlopát kell használnia a forrásdokumentum címblokkjában a "Vezetéknév" mező kitöltéséhez.
   • Saját mezők használatához kattintson a "További lehetőségek" linkre. Ezután láthatja az oszlopok fejléceit, és ehelyett ezeket a neveket fogja használni.

6. 
   

   
   Ellenőrizze a leveleit. A levél-egyesítés használatakor tudnia kell, hogy az egyedi mezők csak a pontos adatokat tartalmazzák (azokat, amelyeket az adatfájlból importált) a nyomtatáskor. Az Office azonban lehetővé teszi a dokumentum előnézetének megtekintését annak ellenőrzése érdekében, hogy az információk megfelelő helyzetben vannak-e, ahogy a különböző mezők kitöltése mellett döntött. Ne habozzon többször is megnézni a dokumentumot, amíg minden nem pontosan úgy van, ahogy szeretné.

7. 
   

   
   Végezze el a két dokumentum egyesítését. A lépésről lépésre történő egyesítési segéd utolsó lépése azt mondja, hogy minden a helyén van, és hogy a szoftver készen áll a dokumentumok nyomtatására. Ezután annyi másolatot nyomtat ki, ameddig a forrásdokumentumban megadott mezők között megváltozik.
   • A dokumentumok nyomtatásának megkezdése előtt a "Betűk szerkesztése külön-külön" gombra kattintva módosíthatja a választott betűket.

3. rész E-mail egyesítés végrehajtása az OpenOffice segítségével

1. 
   

   
   Hozzon létre egy adatbázist. Az OpenOffice.org használatával a levelezés egyesítéséhez mindig adatbázis szükséges, azonban az adatokat még mindig el tudja helyezni egy táblázatba (például Excel vagy Calc).
   • Az alapdokumentumban nyissa meg a Fájl menüt, és válassza az új adatbázis létrehozásának lehetőségét.
   • Az éppen megnyílt párbeszédpanelen jelölje be a "Csatlakozás egy meglévő adatbázishoz" négyzetet. A legördülő menüben válassza a "Táblázat" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra.
   • A következő oldalon mondja meg az OpenOffice.org elérési útját a használni kívánt táblázat eléréséhez. Azt is választhatja, hogy a jelszót az adatbázisba helyezi-e vagy sem, ha bejelöli az adatfájl elérési útja alatt található négyzetet. Kattintson a "Tovább" gombra.
   • Ebben az ablakban válassza ki, hogy el kívánja-e menteni az adatbázist a számítógépen (a későbbi könnyebb hozzáférés érdekében), és válassza ki, hogy meg szeretné-e nyitni az adatbázist, hogy módosítani tudja azt (ez valószínűleg nem az nem szükséges, ha éppen létrehozta a táblázatot). Kattintson a "Befejezés" gombra az adatbázis mentéséhez.
     • Adjon adatbázisának könnyű nevet, hogy emlékezzen rá, így nem kell időt pazarolnia későbbi keresésére.

2. 
   

   
   Helyezze be a mezőket. Most, hogy az alapdokumentum az OpenOffice.org könnyen érthető adatbázisához kapcsolódik, csak annyit kell tennie, hogy egyesíti a választott adatokat a levelek egyesítésében.
   • Kattintson az almenüben az "Beszúrás" menüre, majd a "Mezők" és végül az "Egyéb ..." menüre. Ez a "Ctrl + F2" billentyűparancs segítségével is elérhető.
   • A párbeszédpanelen kattintson az "adatbázis" fülre.
   • Kattintson a párbeszédpanel jobb alsó részén található "Tallózás" gombra, és keresse meg az éppen létrehozott adatbázist.
     • Miután kiválasztotta az adatbázisát, megjelenik az ablak jobb oldalán, a "Kiválasztott adatbázisok" nevű listában.
   • Az ablak bal oldalán található "Típus" nevű listában válassza a "Levelezési mezők" lehetőséget.
   • Kattintson az adatbázis melletti "+" gombra: a táblázatnak megjelennie kell az alábbiakban. Ezután kattintson az "Ez" melletti "+" gombra, és látni fogja a táblázat létrehozásakor kiválasztott mezőket.
   • Válassza ki a beilleszteni kívánt mezőket, majd kattintson az "Beszúrás" gombra az alapdokumentumba való beillesztéshez.
     • Ne felejtse el a kurzort oda helyezni, ahova a mezőt be szeretné illeszteni. Ha elfelejtette, ez nem jelent problémát: csak vágja le a mezőt, és ragassza a megfelelő helyre.
     • Az Office-hoz hasonlóan a mezőket egyszerű alfanumerikus karakterekként kezelik, amikor azok az alapdokumentumban vannak. Mozgathatja őket a szóköz segítségével, vagy törölheti a billentyűzeten lévő törlés gombbal.

3. 
   

   
   Fejezze be az egyesülést. Ellenőrizze, hogy az összes mező a megfelelő helyen van-e. Miután ezt az ellenőrzést elvégezte, kezdje el a nyomtatást. Ezután a szükséges számú példányt kinyomtatja, változtatva az alapdokumentumban megadott mezők között