Hogyan kezeljük a követeléseket

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Hitelgyakorlatok meghatározása
• 2. rész Számlázási ügyfelek
• 3. rész A követelések nyomon követése
• 4. rész A követelésekkel kapcsolatos számviteli módszerek alkalmazása

Ebben a cikkben: Hitelgyakorlatok meghatározásaÜgyfelek előállításaKegyenlő számlák nyomon követéseA Kifizetési követelések könyvelési módszerei22 Hivatkozások

Ha hitelintézettel rendelkezik, és hitelt nyújt ügyfeleinek, fontos meghatározni a vevőkövetelések eljárásait. Az ügyfélhitel akkor jelentkezik, amikor engedélyezi az ügyfelének szolgáltatás igénybevételét vagy egy termék azonnali birtoklását, cserébe egy későbbi fizetési ígéretért. Más szavakkal: megengedi neki, hogy birtokolja a termékeit, még mielőtt még fizetnének is. Ha hitelkártyákat fogad el, a kibocsátó cég kezeli a kockázatokat. Abban az esetben, ha az ügyfeleknek csekk vagy készpénzzel kell fizetniük, ellenőriznie kell a kifizetéseket és kezelnie kell a kockázatokat. A vevőkövetelések kezelése eljárás a hitelnyújtásra, a számlák generálására, a esedékes és a kapott kifizetési kimutatások vezetésére és a számviteli funkciók elvégzésére.

szakaszában

1. rész Hitelgyakorlatok meghatározása

1. 
   

   
   Fejlessze ki a hitelkérelmezési eljárást. Határozza meg, hogy hitelt kíván nyújtani magánszemélyeknek, vagy csak társaságoknak. Kérje meg ügyfeleit, hogy töltsenek ki egy kérelmet hitelképességük felmérése érdekében. Ellenőrizze az összes hitelkérelmező számláit.
   • Az egyéneknek meg kell adniuk nevüket, elérhetőségeiket, foglalkoztatási adataikat és társadalombiztosítási számukat.
   • A vállalkozásoknak meg kell adniuk üzleti nevüket, számviteli részleteik elérhetőségi adatait, más társaságok hiteltörténeteit és igazgatóik nevét.

2. 
   

   
   
   
   Az értékesítés általános feltételeinek meghatározása. Készítsen egy dokumentumot, amely ismerteti az Ön igényeit és az ügyfél kötelezettségeit. Adja meg a fizetés esedékességének napját is. Például megadhatja, hogy a kifizetéseket a vásárlástól számított 30 napon belül kell megfizetni. Adja meg a késedelmi kamat összegét. Jelölje meg, hogy az ügyfélnek fizetnie kell a visszatért csekkek vagy az adósság behajtásának díját.
   • A hitelkérelmezőnek képesnek kell lennie arra, hogy aláírja a formanyomtatványt annak igazolására, hogy elolvasta és megértette a kikötéseket.

3. 
   

   
   Tartsa be a fogyasztói hitelről szóló törvényeket. A fogyasztói hitel egy olyan szerződés, amellyel a hitelező egy hitelfelvevőnek (akár magánszemélyeknek, akár pénzügyi vállalatoknak) visszafizethető összeget bocsát rendelkezésre az áruk és szolgáltatások vásárlásának finanszírozására. Franciaországban a Lagarde-törvény megreformálta a fogyasztói hiteleket a fogyasztók védelme érdekében. Ez a törvény új kötelezettségeket ró a hitelezőkre is. Íme néhány rendelkezés, amelyet ez a törvény előír.
   • A hitelezők semmilyen módon nem hirdethetik, hogy a hitel javítja az ügyfél helyzetét.
   • A hitelező szabadon választhatja meg a neki legmegfelelőbb biztosítást.
   • A hitelintézeteknek kötelesek ellenőrizni a hitelfelvevő hitelképességét, és ellenőrizni, hogy a hitelfelvevő nincs-e regisztrálva a FICP-fájlban.
   • A fogyasztói hiteleket szabályozó törvényekről a cikkben olvashat bővebben.

2. rész Számlázási ügyfelek

1. 
   

   
   
   
   Tudja meg, mi a számla. A számla olyan dokumentum, amelyet a vevő az eladótól kap az eladáskor. Ez részletezi az eladott termékeket és szolgáltatásokat, azok költségét és a fizetés várható időpontját. A számla különbözik a nyugtától. A vásárlási nyugtát csak akkor állítják ki, ha az ügyfél a vásárláskor teljes összeget fizet. Ha később vagy szakaszosan fizet, akkor számlát kell kiállítania neki.
   • A számla különbözik a kimutatástól. Az ügyfélnek nyilatkozatot küld egy vagy több aktuális számlával, amely meghatározza a teljes esedékes összeget. Fő feladata a számlázási folyamat egyszerűsítése.

2. 
   

   
   Válassza ki a számlázási módot. Két lehetőség áll rendelkezésre: Ön kiállíthatja a számlákat, vagy bérelhet egy céget ennek végrehajtására. Ha csak most kezdődik, csináld magad. Ön képes lesz arra, hogy elmélyítse ismereteit vállalata pénzügyeiről. Később ezt a feladatot átadhatja egy másik személynek.

3. 
   

   
   Adja meg az összes releváns információt a számlán. Világosan írja be a számlát. Adjon információt az ügyfél és a nyújtott termékek vagy szolgáltatások azonosításához. Ne felejtsd el egyértelműen megadni a nevüket, az üzleti egység nevét és azt a címet, ahová az ügyfeleknek fizetést kell küldeniük.
   • Minden számlához rendeljen egyedi számot.
   • Világosan jelölje meg a dátumot.
   • Adja meg az ügyfél nevét és címét, valamint a vállalat nevét és címét.
   • Világosan közölje a vásárolt termékeket vagy szolgáltatásokat, valamint a vásárlás dátumát.
   • Adja meg az esedékes összeget és a fizetés esedékességének napját.

4. 
   

   
   Válassza ki az elektronikus vagy papír számlák kiállítását. Papíralapú számlákat küldhet e-mailben, elektronikus számlákat e-mailben vagy mindkettőt. Az ügyfeleknek jelezniük kell, hogyan szeretnék megkapni a számlákat. Az elektronikus számlázás sokkal kényelmesebb és olcsóbb, mint a papíron történő számlázás. Egyes ügyfelek azonban nem szeretik online pénzügyi információkat közzétenni. Ezenkívül, ha egy ügyfél megváltoztatja az e-mail címet, akkor problémái lehetnek a vele való kapcsolatfelvételével.

5. 
   

   
   Próbáljon csatolni egy válasz borítékot a számlához. Az ügyfelek könnyebben küldhetik el fizetésüket. Írja be címét közvetlenül a borítékra. Ha kívánja, vegyen be egy ablakos borítékot, nyomtassa ki címét a számlára, és kérje meg az ügyfelet, hogy ellenőrizze, hogy a címe megjelenik-e az ablakban. Ha az ügyfél általában online vagy személyesen fizet, jegyezze fel. Ha az ügyfél nem akar válaszborítékot kapni, akkor takarítsa meg ezt a költséget.
   • A fizetési folyamat megkönnyítése érdekében hozzon létre egy közvetlen betéti rendszert, amely automatikusan levonja a követelések számlázott árait. Általában könnyű ilyen rendszert felállítani a bankjain keresztül.

3. rész A követelések nyomon követése

1. 
   

   
   Válasszon adósságkezelési rendszert. Inkább az offline manuális adatbeviteli rendszereket részesítheti előnyben az Excel segítségével. Ha azonban a vállalkozás növekszik, automatizálhatja a menedzsment folyamatát adósságkezelő szoftverrel, például a QuickBooks. Használhat webes pénzgazdálkodási eszközöket is, mint például a Mint vagy a FreshBooks.

2. 
   

   
   Használjon kézi hiteljelentési rendszert. Önnek lehetősége lesz egy Excel táblázat elkészítésére. Hozzon létre oszlopokat a dátumhoz, az ügyfél nevéhez, az esedékes összeghez, a számla számához és a fizetés dátumához. Írja be az adatokat a diagramba a számlák elküldéséhez és a kifizetések fogadásához.
   • Létre kell hoznia egy számlasablont, és felhasználnia kell az összes számla kiállítására.
   • Tartsa a követelési fájlt és a fizetett számlák mappát.
   • A be nem fizetett számlákat a követelési fájlban tárolják.
   • A számlák kifizetése után törölje azokat közvetlenül a követelések fájlból, és helyezze a fizetett számlák mappába.

3. 
   

   
   Kövesse nyomon a követeléseket szoftver segítségével. Ha könyvelési szoftvert használ egy követelés opcióval, akkor ezzel könnyen nyomon tudja követni a számlákat és az esedékes kifizetéseket. Közvetlenül szerkesztheti a vevői és értékesítési információkat a rendszerben. Ez lehetővé teszi a papír- és elektronikus számlák automatikus generálását. Ha a rendszer az internetet használja, akkor számlákat közvetlenül az ügyfeleknek küldhet e-mailben. Lehetősége van egy jelentés elkészítésére is, amely megmondja, hogy melyik számlák vannak még kifizetve, így nem kell külön papíralapú fájlokat tárolnia a befizetett és a be nem fizetett számlákról.
   • Számviteli szoftverrel a számlákat időrendi sorrendbe is besorolhatja. Ez a folyamat a fizetetlen számlák elválasztását a késedelmes fizetés napjai számával teszi lehetővé, hogy olyan beszedési politikát alkalmazhasson, amely bizonyos intézkedéseket ír elő, ha a kifizetések 30, 60 vagy 90 nappal késnek.

4. 
   

   
   Havi számlakivonatot bocsát ki az ügyfelek számára. A számlakivonat különbözik a számlájától. Havonta egyszer állítják ki, és részletezi az összes olyan összeget, amely a régi számlákon esedékes. A számlakivonat a kapott befizetéseket is jelzi. Végül, ez a dokumentum jelzi az átvitt egyenleget, amelyet még ki nem fizettek. Fizetetlen számlák esetén a fennálló számlák azonosítására, nyomon követésére és behajtására szolgáló rendszernek működnie kell.

4. rész A követelésekkel kapcsolatos számviteli módszerek alkalmazása

1. 
   

   
   Használjon számviteli szoftvert az eljárás automatizálásához. A számviteli szoftver nem csak számlák készítését teszi lehetővé, hanem automatikusan beállítja a havi pénzügyi kimutatásokat is. Az ilyen automatizálás előnye, hogy sok időt takarít meg, és könnyebbé teszi a munkáját, ahelyett, hogy ugyanazt az információt egyszerre kellene manuálisan beírnia. A rendszer további előnye, hogy kevesebb hiba van, amikor különböző összegeket vagy információkat tartalmaz a különböző jelentésekről.

2. 
   

   
   Nyújtson be nyilatkozatot a szolgáltatások hitelértékesítéséről. Először jóváírja az értékesítési számlát a szolgáltatással járó összeggel. Ezután terhelje meg a követeléseket azonos összeggel. Amikor az ügyfél fizet, terhelje meg a befizetett összeg folyószámláját. Ezután ugyanazt az összeget jóváírja az ügyfélszámlán.
   • Tegyük fel, hogy 5000 dollár számlát küld az ügyfélnek a szolgáltatás nyújtásáért.
   • Töltsön le 5000 eurós terhelési bejegyzést a követelések után. A mérlegben az eszközben megjelenő követelések növekednek.
   • Töltsön írást 5000 eurós jóváírásra az eladásokra. Az értékesítés növekedése a pénzügyi kimutatásokban.

3. 
   

   
   Nyújtsa be az áru eladását hitelképes formában. Először helyezze a naplóbejegyzéseket a naplóba, hogy rögzítse az eladásokat és a kapcsolódó követeléseket. Csakúgy, mint a szolgáltatásért, akkor jóvá kell hagynia az eladásokat és a vevőköveteléseket. Ezután fontolja meg a vevőnek eladott készlet költségként történő csökkentését, és takarítson meg.
   • Tegyük fel, hogy 10 000 dolláros üzleti tranzakciót végzett, amelyben 7000 dollár értékű árut adott el az ügyfélnek.
   • Adjon meg 10 000 eurós jóváírást az eladásoknál és 10 000 eurós jóváírást a követeléseknél.
   • Ezután írjon egy 7000 eurós terhelést az eladott áruk költségéhez. Ez a pénzügyi kimutatásokban költség formájában történik. Ezután írjon 7000 dolláros jóváírást a leltárszámlára. A készlet hiánya 7000 euróval csökken a mérlegben.

4. 
   

   
   Rossz adósságok feltöltése. A behajthatatlan tartozások elismerésének legjobb módja az, hogy becsüljék meg a havonta a folyóiratokban felhalmozódó, ki nem fizetett számlák számát. Ezzel a módszerrel a rossz adósságköltségeket fel lehet számolni abban a hónapban, amikor a számlákat kiállították.Összhangban áll az egyeztetés elvével, amely szerint minden kiadást ugyanabban a hónapban kell elszámolni, mint a keletkezett bevételeket.
   • Ha nem halmozódik fel a behajthatatlan követelések, és egyszerűen csak azt várja el, hogy elszámolja a rossz tartozásokat, amikor az ügyfél nem fizet, ez megsérti az egyeztetés elvét.
   • Például ha becslése szerint egy hónapon belül 40 000 euró számlát nem fizetnek ki, folytassák a 40 000 euró költség regisztrálását a behajthatatlan követelések számlán. Ez ráfordításként jelenik meg a pénzügyi kimutatásban.
   • Ezenkívül helyezze el az azonos összegű jóváírás számviteli bejegyzését a kibocsátási egységek számláján a kétes számlákra a mérlegben.
   • A nem fizetett számlák azonosításakor csak a rossz hitelviszonyt megtestesítő számlákból és a követelésekből kell pénzt kivonnia.

5. 
   

   
   Kedvezmények utáni fizetés. Ha kedvezményt nyújt az előleg fizetéséhez, akkor az ügyfél kevesebbet fizet, mint a számlán szereplő teljes összeg. Ezután mentse el a különbözetet nyereségcsökkentésként az eladási engedmény számlán. Ez lehetővé teszi az eredménykimutatásban szereplő eltérések ellenőrzését.
   • Tegyük fel, hogy 1000 dollár számlát küld egy ügyfélnek, és 10% kedvezményt ad, vagy 100 eurót, hogy 10 nappal korábban fizessen. Ez a vásárló azonban csak 900 eurót fizet.
   • Töltsön le egy 1000 eurós bejegyzést a követeléseknél.
   • Betéti 900 € eladások és 100 € eladási számlán.

6. 
   

   
   Készítse el a vevőkövetelések múltbeli kimutatását. Egy ilyen jelentés részleteket nyújt az összes fennálló számláról. Annak felépítése, hogy megmutassa, mennyi a számla. Például lehet oszlopok a folyó számlákhoz, azok esetében, amelyek fizetési késedelme 0–15 nap, 16–30 nap, 31–45 nap és több mint 45 nap. Ezt felhasználhatja a rossz adósság becslésére. Ezt a jelentést felhasználhatja azon számlák azonosítására is, amelyek nyomonkövetési műveletet igényelnek.