Hogyan válaszolhat a telefonra munka közben?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Vegye fel a telefont
• 2. rész Beszélj telefonon

A professzionális imázs kivetítése a munkahelyen fontos a szakmai siker szempontjából. Függetlenül attól, hogy pozíciójuk van-e a vállalatban, a telefonos válaszadás szinte minden alkalmazott feladata. A jó válaszadás lehetővé teszi, hogy pozitív hangjelzést adjon a telefonhívásra, segítse a levelezőt, hogy jól érezze magát, és lehetővé teszi, hogy könnyedén válaszoljon különféle kérdéseire.

szakaszában

1. rész Vegye fel a telefont

1. 
   

   
   Válaszoljon gyorsan. Nem udvarias, ha az embereket elfoglalják üzleti vagy üzleti környezetben. Vegye fel a kézibeszélőt, és a harmadik csengetés előtt fogadja a hívást.

2. 
   

   
   Helyezze a kézibeszélőt a fülére. Fontos, hogy gyorsan válaszoljunk a telefonra, de legyen elég türelmes, hogy a mikrofont valóban a szája közelében helyezze el. Ne kezdje el beszélni, amíg nem biztos abban, hogy a telefon kézibeszélője ragaszkodott hozzád és a füléhez, hogy a másik fél ne veszítsen el információt.

3. 
   

   
   
   
   Mielőtt válaszol, mélyen lélegezzen be. Mielőtt bemutatná magát, kezdje mély lélegzettel, miután a telefon a szája közelében van. Ez lehetővé teszi, hogy nyugodtan megőrizd és elsajátítsd magad, ami lehetővé teszi, hogy összegyűjtse a fejét és beszéljen nyugodtan.

4. 
   

   
   Mutassa be magát és vállalkozását. Gondoskodnia kell arról, hogy a levelező hívta a megfelelő helyet és a megfelelő embert, ezért fontos, hogy elmondja nekik, ki vagy, és mi a te dolgod. Először feltétlenül adja meg a cég nevét. Gondolkodhat a saját otthonának létrehozásában, így nem kell gondolkodnia arról, hogy mit mondjon, amikor a telefon csörög, és a körülményektől függően kissé változtassa meg.
   • Ha recepciósként vagy kapcsolótábla-kezelőként dolgozik, fontos, hogy nagyon jól elsajátítsa a vállalkozás működését, mert Önnek kell segítenie a hívót a szükséges információk megszerzésében. Ön egyszerűen azt mondhatja: "hello, itt a társaságok, Joseph a készülékhez. Hogyan segíthetek? Így a levelező tudni fogja, kivel beszél, és mi a társaság identitása, amely lehetőséget ad neki a beszélgetés folytatására. Ha magántitkárként dolgozik, akkor határozza meg azt a személyt, akinek dolgozik (például "Smith úr irodája, Joseph a készüléken"), mert valószínű, hogy pontosan ez az, amit a levelező valóban keres. csatlakozhat.
   • Ha Ön egy szolgáltatás része, mondja el az embernek, hogy mit csinál, hogy tudja, milyen kérdéseket feltenni. Azonosítsa magát azzal, hogy "hello, ez Jessica könyvelése". Adja meg a fellebbezőnek, hogy kapcsolatba lépett-e az irodával vagy a kívánt személlyel, és ha beszéljen valaki mással.

5. 
   

   
   
   
   Tartsa a notebookot és a tollat ​​a telefon közelében. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan jegyzeteket készítsen arra az esetre, ha a személy el akarja hagyni téged, vagy más információt szeretne megadni. Kerülje, ha a tudósítója várja meg az idejét, hogy valamit írjon.

2. rész Beszélj telefonon

1. 
   

   
   Mosolyog, miközben beszél. Még ha nem is jó hangulatban jár, csak mosolyogva, és úgy teszel, mintha ilyen lenne, így a tudósítója azt gondolja, hogy kedves vagy. Segíthet a hangulat javításában is.

2. 
   

   
   Beszéljen tisztán és szakszerűen. Mivel szakmai környezetben van, fontos, hogy Ön és a tudósítója egyértelműen és pontosan megértsék egymást. Beszéljen nyugodtan, és mondja ki szavait, hogy biztos legyen benne, hogy jól ment, és megértette.
   • Kerülje az ismert szleng kifejezések használatát, például: "igen", "biztos" vagy "nem". Ehelyett beszélj vele olyan tiszta szavak és kifejezések használatával, mint például "igen" és "nem". Bármilyen információt is cserél a levelezővel a párbeszéd során, kerülje az esetleges zavart. Ne felejtsd el mondani a szokásos udvarias mondatokat, például a "köszönöm" és a "semmi", ha vannak.
   • Ha szeretne kommunikálni az emberrel specifikus információkat, például betűket vagy telefonszámokat (például egy nevet vagy telefonszámot), akkor hasznos lehet, ha a fonetikus ábécé megfelelő parancsokkal rendelkezik. Ily módon elkerülhető lenne a félreérthető betűk összetévesztése, amelyeket majdnem ugyanúgy ejtenek, mint az „M” és az „N”, és olyan hasznos tippeket alkalmaznak, mint az „M, mint az evés”.

3. 
   

   
   Professzionálisan beszéljen a tudósítóval. Használja a személy nevét ("Smith"), és nem utónevét, főleg, ha nem ismeri személyesen a levelezőt. Ne felejtsd el a nevét, és hívd fel vele a beszélgetés során.
   • Érdemes lehet felírni a személy nevét, amint elmondja neked, hogy emlékezzen rá. Ez nagyon hasznos lehet.

4. 
   

   
   Ha szükséges, továbbítsa a hívást. Ha valaki munkára hív, akkor valószínű, hogy megpróbál megoldani egy adott problémát, vagy kérdése van, hogy azt konkrét személynek tegye fel. Ha nem igazán tudja, hogyan kell válaszolni egy kérdésre vagy aggodalomra, ne próbálja meg megválaszolni. Ehelyett javasolja, hogy adja át hívását olyan személynek, aki jobban képes válaszolni és segíteni. Ez azt is megmutatja neki, hogy törődik a problémájával, és hajlandó segíteni neki annak megoldásában.
   • Manapság az asztali telefonok többsége rendelkezik hívás-továbbítási funkcióval. Tudja meg, hogy ez a szolgáltatás elérhető-e az irodában, és hogyan működik. Ha nem ez a helyzet, akkor vegye be annak a személynek a számát, aki a levelezője felhívja, és adja át neki az információkat.
   • Ne feledje, hogy a lehető legegyszerűbben udvarias lehet, és felajánlja a hívás átirányítását. Például azt mondhatja: "Attól tartok, hogy nem tudok válaszolni a kérdésére. Szeretné, ha átadnám a hívását Jacques-nak, aki segíthet jobban? "
   • Ha senki más nem érhető el, javasolja, hogy vegyen egyet. Ne felejtsd el ezt később továbbítani.

5. 
   

   
   Szakmailag fejezze be a hívást. Világosan és udvariasan elmondhatja neki, hogy a beszélgetés véget ért, és hogy lemondhat egyszerűen mondván: "köszönöm" vagy "viszlát". Nem szabad összetéveszteni abban, hogy a beszélgetést folytatni kell-e vagy sem.
   • Hagyja, hogy a tudósítója letegye. Megvan a hívása, tehát el kell engednie, hogy megszerezze azt, amit akart, amikor először felhívta és bezárta a beszélgetést. Ha leteszi, bár ő még nem áll készen a beszélgetés befejezésére, durvanak tűnhet, vagy hagyhatja, hogy a létfontosságú információk elmeneküljenek téged.