Hogyan válaszolhatunk egy e-mailre, amely megköveteli a részvétel megerősítését

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Döntse el, hogyan és mikor válaszoljon
• 2. rész Válasz elkészítése
• 3. rész Az automatikus e-mailek kezelése és a problémák megoldása

Az e-mailek egyre népszerűbbé válása, mint a hagyományos postai szolgáltatások alternatívája, az e-mailes közösségi események meghívói hihetetlenül népszerűek ünnepi találkozókra, születésnapokra, esküvőkre és másra. A rendezvények szervezői ma sokkal elégedettebbek a részvétel megerősítését kérő e-mailekkel (más néven RSVP, vagyis "kérjük, válaszoljon"), mint korábban. Mivel azonban a válaszokat kérő e-mailek olyan újok, sokan nem tudják, hogyan kell megfelelő módon válaszolni. Remélhetőleg jobban tud válaszolni erre, ha tudja az időt és hogyan kell megtenni, elkészíti a választ és ellenőrzi a meghívó kézhezvételét.

szakaszában

1. rész Döntse el, hogyan és mikor válaszoljon

1. 
   
   

   
   Nézze meg, valóban megy-e az eseményre. Az első döntés vagy lépés annak meghatározása, hogy valóban megy-e az eseményre. Gondolkodjon azon, hogy részt vehessen az eseményen, amint megkapja az RSVP e-mail meghívót.
   • Ne feledje, hogy hol kerül sor az eseményre, és ha utazni kell. Ha például valaki meghív egy esküvőre a városon kívül, akkor lehet, hogy repülőjegyet kell vásárolnia odajutáshoz, ami drága lehet.
   • Készítse el programját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ugyanazon a napon és ugyanabban az időben nincs más esemény.
   • Beszéljen a házastárssal és a többi családtaggal, hogy biztosan rendelkezésre álljanak. Egyesek visszautasíthatják, mások elfogadhatják.

2. 
   
   

   
   
   
   Azonosítsa a meghívás típusát. A különböző körülmények eltérő árnyalatokat és formai követelményeket igényelnek. Ezért gondoljon az esemény típusára, mielőtt válaszolna a meghívóra. Ez lehetővé teszi, hogy biztos legyen abban, hogy társadalmi hibát nem követ el.
   • Nézze meg, hogy ez egy informális társadalmi esemény, például grillsütő-meghívás, amelyet a szomszéd indokolatlanul megküld, és informális e-mail meghívót küld Önnek. Lehetősége van arra, hogy informálisan válaszoljon az ilyen típusú meghívásokra, és kevesebb ideje lehet a válasz elküldésére.
   • Ha ez formális társadalmi esemény, például esküvői meghívó, születésnapi parti, közösség vagy megerősítés, akkor formális hangon kell válaszolni, ugyanúgy, mint a meghívó.

3. 
   
   

   
   
   
   Válaszoljon a megfelelő pillanatban. Miután döntést hozott és gondolkodott a meghívón, kellő időben válaszolnia kell. Végül, ez az egyik legfontosabb szempont az RSVP e-mailek megválaszolásakor, mivel meg kell adnia a személynek a részvételéhez szükséges megerősítést, vagy nem.
   • Olvassa el a meghívót, hogy a dátum szükséges az RSVP e-mail válaszához. Ez a dátum nem javaslat. Ügyeljen arra, hogy a megadott időn belül válaszoljon.
   • Válaszoljon a lehető leghamarabb. Bár az a személy, aki meghívott, egy vagy két hónapot adhatott a válaszadásra, ez nem jelenti azt, hogy ezt az egész időszakot el kellene vennie. Éppen ellenkezőleg, azonnal reagálnia kell, amint konkrét döntést hoz arról, hogy odautazik-e vagy sem.

2. rész Válasz elkészítése

1. 
   
   

   
   Töltse ki a tárgymezőt. Miután eldöntötte, hogy mikor és hogyan fog válaszolni, el kell készítenie a válasz vázlatos vázlatát. Ehhez kezdje el írni az objektummezőbe. Ennek tartalmaznia kell a meghívás elfogadását vagy elutasítását, és tükröznie kell az esemény hangját.
   • A hivatalos események esetén formális hangjelzést kell használni. Például írjon Anne és Roger nem tudnak részt venni a május 11-i banketten.
   • Informális körülmények között, például a szomszédnál elhelyezett barbecue esetén, írhat Nem lehet részt venni a barbecue-n 11-én.

2. 
   
   

   
   Írja be a levelet. Fontos a megfelelő válasz, mivel ez tükrözi a válasz hangját. Ezen felül, ha megfelelő üdvözletet használ, akkor a meghívó személynek elképzelést ad arról, hogy miként látja.
   • Válasszon egy üdvözletet, amely tartalmazhat Jó barátom, À vagy kedves.
   • Az informális eseményhez egyszerű válasz szükséges az e-mailt küldő személy számára. Írhat például Kedves Martine és Jean.

3. 
   
   

   
   Írja be a. Az ön e-része az RSVP e-mail talán a legfontosabb része. Ez tükrözi a meghívás hangját, és közvetlenül válaszol rá. Néhány példa a meghívás elfogadására vagy elutasítására vonatkozik ezekre.
   • Egy informális esemény garantálja az ilyen jellegű informális választ Thomas, igazán értékeljük a barbecue meghívást, de azon a napon nem leszünk a városban.
   • A formális esemény hasonló hangot érdemel. Írhat például A Dupont család elfogadja meghívását José és Belinda esküvőire, 2019. november 5-én. További példa a következő Jean és Sara Appleby örömmel fogadja meghívását Marta Rodriguez 15. születésnapjára.
   • A meghívás hivatalos elutasítása a következő lehet A Parker család nem tud részt venni José és Belinda esküvőjén, 2019. november 5-én.

4. 
   
   

   
   Írja alá és írja meg nevét. Az írás megírása után alá kell írnia az RSVP e-mailt. Ez nem csupán formalitás, mert az aláírás megmutatja, milyen típusú kapcsolat van a meghívóval. Ez azt is jelzi, hogy hogyan érzi magát az a személy.
   • Válasszon hivatalos üdvözletet. Írhat például melegen, Üdvözlettel, Kérem, fogadja el, uram vagy asszonyvagy Kérem, fogadja el, uram vagy asszony, kiváló érzéseim kifejezését.
   • Válasszon egy informális képletet, például Nagyon őszintén, Üdvözletem, Viselj jól vagy őszintén.
   • Válasszon egy megfelelő végpontot, ha elfogadja vagy elutasítja a meghívást. Például írjon Nagyon sajnálom vagy köszönöm.
   • Jelentkezzen be a nevével a végső képlet után. Informálisabb események esetén ne habozzon aláírni a nevét és a meghívott emberek nevét. A hivatalos eseményekhez írja alá az összes vendég keresztnevét és utónevét az utolsó személy után. Bizonyos esetekben, például olyan esetekben, amikor szoros ismerete van a meghívóval, akkor lehetősége van írni A Sanchez család.

3. rész Az automatikus e-mailek kezelése és a problémák megoldása

1. 
   
   

   
   Kattintson a elutasít vagy elfogad. Tegye ezt, ha az e-mailben van egy automatikus gomb. A legtöbb hivatalos rendezvényszervező egyre inkább az automatikus RSVP szolgáltatásokra támaszkodik az e-mailek küldésére. Ha valaki hasonló szolgáltatást használ RSVP e-mailek küldésére, valószínűleg egy harmadik fél generálja őket. Ezenkívül az e-mail valószínűleg olyan opciókat is tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a kattintást elfogad vagy hulladék a meghívást.
   • Ha ezek közül egyet kap, akkor nem kell e-mailben válaszolnia.
   • Miután elfogadta vagy elutasította a meghívást, a választ elküldi a levélkezelő harmadik félnek, és továbbítja azt az eseményt szervező személynek.
   • Az automatizált RSVP e-mail szolgáltatásokat gyakran használják félig formális körülmények között, például születésnapi partikra, országos találkozókra és más hasonló eseményekre.

2. 
   
   

   
   Kattintson a nyugtázás opcióra. Ha aggódik a válasz megérkezése miatt, érdemes megfontolnia a gombra kattintást Átvételi elismervény az e-mail oldalon. Ha rákattint, az e-mail szolgáltatása küldési visszaigazolást generál, amikor az a személy, akire válaszol, megkapja vagy megnyitja az e-mailt. Ilyen módon tudni fogod, hogy megkapta a te neked.
   • A szállítás visszaigazolása a használt szolgáltatástól függően különböző helyszíneken található.
   • Előfordulhat, hogy ez a lehetőség nem érhető el egyes szolgáltatásoknál.

3. 
   
   

   
   Küldjön nyomon követési e-mailt, ha megváltoztatja a programokat. Ritka esetekben szükség lehet a válasz módosítására. Ha elfogadta a meghívást, és rájött, hogy nem tud részt venni, vagy ha elutasította, és hirtelen lehetősége van menni, vegye fel a kapcsolatot azzal a személlyel, aki meghívta Önt tájékoztassa erről.
   • Ha véletlenül rákattintott egy RSVP e-mailben az Automatikus elfogadás gombra, akkor közvetlenül el kell küldenie egy személynek a hiba kijavításához.
   • Ha el kell utasítania egy eredetileg elfogadott meghívót, értesítse a címzettet. Például küldhet neki e-mailt objektumként történő megadásával A válasz megváltozása és írsz valami ilyesmit Az előre nem látható események miatt Sara és én már nem tudunk részt venni a 20. évforduló ünnepségen, a 14-én. Elnézést kérünk a változásért, és várjuk, hogy hamarosan találkozunk.
   • Ha el kell fogadnia a már elutasított meghívót, mondja el a személynek. Például küldjön egy e-mailt, és tegye objektumként Válaszom megváltoztatása és írj Szeretnék részt venni az eseményen, ha továbbra is lehetősége van több vendég fogadására.
   • Az RSVP meghívásoknak a lehető leghamarabb meg kell változtatniuk. Az informális eseményekre vonatkozó meghívások több nap után megváltoztathatók. Ennek ellenére a hivatalos eseményekhez (például esküvőkhöz) legalább egy hónappal előre kell sor kerülni.