Hogyan válaszolhatok a főnököm telefonhívására

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész A szakmai etikett gyakorlása telefonon
• 2. rész Beszélgetés a felettesével
• 3. rész Telefonhívás fogadása munkaidőn kívül

Ebben a cikkben: Gyakorold a professzionális etikettet a telefononTárgyalás a felettesévelFelhívás ismételt megbeszélése munkaidőn kívül6 Hivatkozások

A főnökétől telefonfogadás néha aggodalomra ad okot, különösen akkor, ha ez gyakran idegesít, és elveszíti önbizalmát. A munkáltató telefonhívásainak a legjobb módja a professzionális etikett gyakorlása a telefonon, és mindig készen áll a feladatok elfogadására és a munkájukkal kapcsolatos kérdések megválaszolására.

szakaszában

1. rész A szakmai etikett gyakorlása telefonon

1. 
   

   
   Vedd fel a hívást. Hagyja, hogy a telefon két-háromszor csengessen, mielőtt felveszi. Ez azt a benyomást kelt neki, hogy elfoglalt és jól teljesít. Túl korán vegye fel a hívást, és azt a benyomást keltheti, hogy nem vagy nagyon elfoglalva, vagy semmit sem csinál, ha túl sokáig várakozik, azt sugallja, hogy a hívó fél nem prioritás.
   • Ne felejtse el alkalmazni ezt a szabályt minden alkalommal, amikor szakmai környezetben van, bárki is hív téged. Csak akkor tegye meg, vagy ne alkalmazza a kényelmi szabályokat, amikor a főnöke telefonon megpróbál kapcsolatba lépni Önnel, hanem mindenkivel, beleértve kollégáit, ügyfeleit és beszállítóit is, akik fogékonyabbak lesznek, ha megfelelő módon viselkedik. Ezenkívül soha nem lehet biztosan tudni, hogy mikor hívja Önt egy másik vonal.

2. 
   

   
   
   
   Üdvözölje őt szakmailag. Amikor telefonon válaszol, törekedjen arra, hogy a lehető legprofibb és kellemesebb legyen. Például, ha munkatársaik vagy a munkaadói felhívnak téged, mondják: „Itt, Jean Poisson. Hogyan segíthetek? "
   • Ha egy nagy szervezetben dolgozik, ahol több részleg működik, üdvözlésében adja meg osztályának vagy osztályának nevét. Mondja: "Itt Jean Poisson a kereskedelmi osztályból. Mit tehetek érted? "
   • Ha külső vonalból fogad telefonhívást, írja be vállalkozásának nevét, még akkor is, ha úgy gondolja, hogy főnöke hívhat téged. Például mondja: "hello! Itt az ABC Service, Jean Poisson az eszközhöz. Hogyan segíthetek? "

3. 
   

   
   
   
   Nyeljen le ételt vagy köpje a rágógumit. A telefon felvétele előtt tegye meg a legjobban, de ha nem tudja időben megtenni, akkor a lehető legmegtekinthetőbb és csendesebb módon fejezze be a műveletet. Rágógumival vagy ételgel való beszéd a szájban nem megfelelő, és rossz önképhez vezet. Jobb, ha a beszélgetőpartner észreveszi.

4. 
   

   
   Beszéljen tisztán és közvetlenül a mikrofonba. Ez segít elkerülni a kommunikációs problémákat közted és a felettese között, amelyek később problémákat okozhatnak. Ezenkívül a főnöke csalódott lesz, ha a hangprobléma vagy a gyenge hangminőség miatt nem tud kommunikálni veled.
   • Ne felejtse el mosolyogni, amikor telefonon válaszol és beszél. A hívók többsége, köztük a főnöke is, tudni fogja, hogy mosolyog a hangjával és hangjával. Ez pozitív hatással lesz a főnökére, különösen, ha az iparban dolgozik, az értékesítéssel és az ügyfélszolgálattal kapcsolatban.

5. 
   

   
   Felhívja a figyelmét. Legyen nagyon óvatos, amikor telefonon beszél a főnökével. Állítsa le mindazt, amit csinál, még akkor is, ha ez egy olyan feladat, amelyet korábban adott neked. Légy hajlandó hallgatni arra, amit mondhat neked.
   • Általában kerülje el a külső tényezők elvonását, amikor a főnökével kommunikál. Például, ha valamelyik kollégája bejön az irodájába, miközben telefonon van, mondja el neki udvarias mozdulattal, hogy jelenleg nem tud vele beszélni.

2. rész Beszélgetés a felettesével

1. 
   

   
   Jegyezzen fel. Vegye ki a notebookját, és készen áll a jegyzetek felvételére, amikor vele cseveg. Ha ezt megteszi, bármikor készen áll arra, hogy bármilyen fontos információt felvegyen, amelyet a beszélgetés során közölni szeretne veled, például: időpontokat, dátumokat, címeket vagy egy adott feladathoz tartozó utasításokat. Ez lehetővé teszi azt is, hogy felírja az összes fontos kérdést, amelyet cserébe szeretne feltenni.
   • Mindig emlékezzen arra, hogy az asztalán, a felső fiókban vagy egy könnyen megközelíthető helyen van, egy jegyzettömböt és egy tollat. Ha notebookja van a közelben, akkor fontos információkat rögzíthet minden alkalommal, amikor ütemezett vagy nem tervezett telefonhívást kezdeményez.
   • Ha nincs kéznél notebook, de ül a számítógép előtt, nyisson meg egy üres oldalt vagy Word-dokumentumot, és jegyzetekkel készítsen úgy, mintha notebookot használna. Ne feledje azonban, hogy képes lesz meghallgatni a gépelést, ezért legyen nagyon óvatos és figyelmesen hallgassa meg, hogy kevésbé hajlamos azon kíváncsi lenni, hogy a billentyűzet hangjai valóban kapcsolódnak-e a beszélgetéshez.

2. 
   

   
   Maradj nyugodt. Lélegezzen mélyen és nyugodtan néhány pillanatra, és igyon meg vizet, amennyire szüksége van a megnyugodásra. Könnyű felismerni egy ideges személyt a telefonon, különösen akkor, ha nehéz légzés vagy remegő, habozó hangja van. A nyugodtan maradva magabiztosabban érezheti magát és ellenőrizheti a helyzetet.
   • Ha tudja, hogy a munkáltató hamarosan felhív téged, menjen fel a szorongástól, kissé sétálva, mielőtt megkapja a hívását. Kelj fel és sétálj egy kicsit az irodájában vagy a szolgálatában, ez segít. Csak ügyeljen arra, hogy időben térjen vissza a híváshoz.
   • Ha úgy érzi, hogy a hívás előtt vagy közben gyorsan le kell nyugodnia, vegyen néhány mély lélegzetet. Lélegezzen be a lehető leggyorsabban az orron keresztül négy-öt másodpercig. Tartsa levegőt még három másodpercig, majd óvatosan lélegezzen további négy-öt másodpercig. Az oxigén belélegzése enyhíti a feszültséget, és megtisztítja a fejét.

3. 
   

   
   Gyakorold az aktív hallgatást egész idő alatt. Mivel ő nem beszél veled arccal, fontos, hogy világosan megértse mindent, amit a telefonon mond. Ne habozzon, kérje meg, hogy ismételje meg és magyarázza meg azokat a dolgokat, amelyeket még nem hallott vagy megértett.
   • Valójában kérjen magyarázatot, vagy időről időre erősítse meg néhány részletet, még akkor is, ha megérti az utasításokat. Mielőtt leteszi, csak próbálja összefoglalni az utasításokat a saját szavaival. Az aktív hallgatás gyakorlásával megmutatja neki, hogy figyelmesen hallgat rá és profi.

4. 
   

   
   Válaszolj röviden. Ne járjon a bokor körül, menjen egyenesen a pontra, és közvetlenül válaszoljon rá. Ez azt a benyomást kelti, hogy jól felkészült, és lehetővé teszi a főnökének, hogy túl figyelme nélkül összpontosítson hívása céljára. A legtöbb esetben a munkáltató nagyon elfoglalt és csak akkor hív téged, mert konkrét információkat akar tőled. Hacsak nem kifejezetten kéri, hogy adja meg neki minden részletet, adja meg pontosan azt, amit akar.
   • Ez ismét nem jelenti azt, hogy szükség esetén ne kérjen magyarázatot. A munkaadója minden bizonnyal nagyon elfoglalt, de jobb, ha most 60 másodperccel többet költene a kérdés feltevésére, mint hogy órákat töltsön a hibáinak javításával a főnökével. Ha sok felteendő kérdése van, de nincs elég ideje feltenni, kérdezze meg vezetőjét, hogy közelebb kerülhet-e egy adott kollégához, vagy megismerheti egy írásos dokumentumot, hogy tájékozódjon.

5. 
   

   
   Tedd szóbeli bólintást. Tegye ezt a beszélgetés során. A verbális bólintások olyan állítások, mint "igen", "egyetértek", "megértem" és "látom". Mindannyian megmutatják, hogy aktívan hallgatod.
   • Természetesen ezeket a szóbeli bólintásokat a beszélgetés során megfelelő időben meg kell tenni. Várjon egy kis szünetet egy utasítás vagy magyarázat után, mielőtt ezt megtenné.

6. 
   

   
   Legyen pozitív hozzáállása a hívás során. A pozitív és dinamikus hozzáállás megmutatja főnökének, hogy magabiztos, kompetens és nem fél szembenézni a munka kihívásaival. Például, ha felhív téged egy probléma megvitatására, beszéljen vele a lehetséges megoldásokról, amelyeket megvalósíthat.
   • Legyen lehetőleg fogadó, még akkor is, ha bírálja a munkáját vagy hozzáállását. Fogadja el a kritikát úgy, hogy azt saját szavaival összefoglalja, majd beszélje meg, hogyan javíthatja azt. Becsületesen kifejezheti aggodalmát a jövőbeni előrehaladás kapcsán, de kerülheti a múltbeli hibák vagy problémák elmaradását.
   • Fogalmazza meg a mondatát az "én" névmás használatával az "Ön" helyett, amikor aggodalmait szeretné kifejezni vagy a múltbeli problémákat magyarázni akarja. Ez lehetővé teszi a vezetõjének, hogy ne tegye magát védekezésre, negatív választ adjon neked vagy dühütés ellen. Például, ha felhív, hogy beszéljen veled egy olyan feladatról, amelyet nem tudott időben befejezni, mondja: „Nekem nehéz volt a szükséges információk összegyűjtése”, ahelyett, hogy „te nem adott meg időben a szükséges információkat ".

7. 
   

   
   Köszönöm neki. Ne felejtse el megköszönni a séfét, hogy időt vett felhívni. Bár ő hívta téged, és nem fordítva, a megköszönés neki, hogy felhívott, kiváló módja annak, hogy mutassa meg neki, hogy méltányolja az általa adott időt. Például mondja: "Tudom, hogy elfoglalt napod van, köszönöm, hogy időt hívtál. "
   • Ezt minden alkalommal tegye meg, amikor a felettese felhív téged, és különösen akkor, amikor aggályának kifejezése, a munkád kritikája vagy a projekt magyarázata céljából teszi. A cél az, hogy megmutassa, mennyire lelkesen hajlandó elvégezni a kapott feladatokat, és megköszönni neki az általa adott időt, ez egy módszer annak felismerésére, hogy hívása segít jól elvégezni a munkát.

3. rész Telefonhívás fogadása munkaidőn kívül

1. 
   

   
   Ha lehetséges, válaszoljon a hívásra. Ha főnöke munkaidő után felhív, akkor vedd fel és beszélj vele, ha az nem zavarja a többi prioritást. Ez még fontosabb, ha kevesebb, mint hat hónapja volt ebben a helyzetben.
   • Ha hajlandó kommunikálni a főnökével rendes munkaidő után, megmutatja, mennyire elkötelezett vagy vállalkozása és munkája iránt.
   • Ha nem tud válaszolni, amikor felhív, téged írja alá, amint csak tud. Ideális esetben hallgassa meg a meghagyott hangot, és a lehető leghamarabb visszahívja. A vállalat kultúrájától és a hívás jellegétől függően képesnek kell lennie arra, hogy e-mailt vagy e-mailt küldjön, hogy elmagyarázza, miért nem tudta elfogadni a hívását, ha nem tudja visszahívni.

2. 
   

   
   Nézze át vállalati kultúráját. Egyes vállalatoknál a munkáltató megköveteli a munkavállalótól, hogy telefonon és e-mailen tartsa a kapcsolatot, idõtõl vagy naptól függetlenül. Noha ez tisztességtelennek tűnik, akkor továbbra is el kell fogadnia azt a vállalati kultúra részeként, ha folytatni kívánja a munkát.
   • Ha nem tudja, mely szabályokat kell követnie, lépjen kapcsolatba kollégáival. Megtanulhatja, hogy várhat néhány órát, mielőtt válaszol, vagy hogy mindenki azonnal reagál. Keresse meg a megfelelő információkat és alkalmazza azokat.

3. 
   

   
   Legyen pozitív és cselekedjen a helyzetnek megfelelően. Mindig udvarias és pozitív, amikor meghallgatja munkáltatóját, még munkaidőn kívül is. Ennek ellenére minden helyzetet külön kell megvizsgálnia, mielőtt eldöntené, hogyan reagáljon erre.
   • Például, ha a munkáltató kritizál téged vagy utasításokat ad egy munkával kapcsolatban, jegyezze fel a beszélgetést, de ne habozzon folytatni a professzionális tevékenységeit, miután a hívás véget ért. Ha az általa adott feladat nem sürgõs, akkor tegye félre és végezze el a rendes munkaidõ alatt.
   • Másrészt, ha vészhelyzet van, akkor egy időben el kell helyeznie magát, és a főnök kívánsága szerint egy pillanat elvesztése nélkül meg kell oldania a problémát.

4. 
   

   
   Értékelje munkahelyi elégedettségét. A főnöke ésszerűen nem számíthat arra, hogy a nap 24 órájában, a hét 7 napján elérhető lesz, azonban nincs garancia arra, hogy elvárásai ésszerűek lesznek. Ha főnöke órák után rendszeresen felhív téged, és ez kellemetlennek vagy szorongónak érzi magát, akkor fontolja meg egy másik munkakeresést.
   • Kapcsolja ki a mobiltelefonját, ha tudja, hogy munkáltatója óra után felhív, de ha nem szakszervezet, akkor valószínűleg bármikor elbocsáthat. A főnöke visszahúzódhat, ha észreveszi, hogy munkaidő után nem válaszol a hívására, vagy küld vissza.