Hogyan hatékonyan tudja megszervezni az idejét?

Tartalom

• szakaszában
• 1. rész Értékelje az ideje jelenlegi irányítását
• 2. rész A figyelemelterelés elkerülése
• 3. rész Az idő hatékony felhasználása

Ebben a cikkben: Értékelje ideje jelenlegi gazdálkodását. Kerülje el a zavaró tényezőket. Használja hatékonyan az idejét

Mindenki hallotta, hogy bárki panaszkodik, hogy a napban nincs elég óra ahhoz, hogy megtehessék minden szükséges dolgot. Néhány alapvető tipp az időszervezéshez és az időkezeléshez segíthet abban, hogy a legtöbbet hozza ki időéből. Ha megtanulja, hogyan kell hatékonyan megszervezni az idejét, még sok más dolgot képes elvégezni.

szakaszában

1. rész Értékelje az ideje jelenlegi irányítását

1. 
   

   
   Figyelje meg napi tevékenységeit. Nézze meg, mit csinál minden nap, és vegye figyelembe az idő eltöltésének különféle módjait. Meglepő lesz, amikor megtudja, mennyi időt pazarol el a napján, amikor összehasonlítja azt azzal az idővel, amelyet arra töltesz, amit tenned kell.
   • Ne felejtsd el megjegyezni a hiábavalóbb tevékenységeket, például amikor reggelit készít, amikor házi munkát végez, zuhanyozik stb.

2. 
   

   
   Írja le az összes tevékenységet egy notebookba. Miután megfigyelt minden tevékenységet, és becsülte meg, mennyi időt töltenek azok elvégzésére, írja le egy notebookba. Az összes információt ugyanabba a notebookba tegye, mert könnyebben azonosíthatja az ismétlődő mintákat és az időveszteségeket, ha ugyanazon az oldalon látja őket.
   • Ne felejtsen el semmit, és egyértelműen jegyezze fel a notebook minden bejegyzését. Ne csoportosítsa az egyes eseményeket egyetlen bejegyzésbe, ne becsülje alá az apróbb feladatokat, és írja be a pontos időpontokat a napi bontás felmérésekor.
   • Hasznos lehet bizonyos tevékenységeket kategóriákba csoportosítani. Például észrevehet kék házimunkat, piros munkatevékenységeket és feketében tartott hobbijait. Ez segít jobban elképzelni, hogyan tölti az idejét.

3. 
   

   
   
   
   Értékelje idejét. Egy órát töltesz semmit? Két óra eldönteni, hol enni? Nyolc óra szörfözhet az interneten? Keressen sablonokat, amelyek megmutatják, hogyan tölti az idejét, és meghatározza, hogy milyen tevékenységekre van szükség, és milyen tevékenységekre nincs szükség.
   • Időt veszít, mert nincs ellenőrzése önmaga felett? Túl gyakran rakja a dolgokat egy éjszakára? Túl sok felelősséget vállal? Ezeket a kérdéseket fel kell tennie magának, miközben értékeli, hogyan tölti az idejét.
   • Rájöthet, hogy a napját oly módon osztja meg, amelynek nincs értelme. Például nem lehet bölcs dolog fél órát dolgozni, mielőtt tíz percet töltene jelentéktelen dolgokkal, mielőtt fél órára visszatérne a munkába. Sokkal koncentráltabb és termelékenyebb lesz, ha egy órán át dolgozik, és később vigyáz a kevésbé fontos dolgokra.
   • Sokkal jobb, ha a feladataival bontja őket. Ez a módszer arra kéri, hogy bizonyos időt rendeljen el egyetlen feladathoz anélkül, hogy elvonja magát.

4. 
   

   
   
   
   Gondoljon a beállításokra. Most, hogy pontosan tudja, mit csinál a saját idejében, kezdje el aktívan módosítani az ütemezését. Feltétlenül azonosítsa azokat a területeket, amelyeket nem csökkenthet. Nem azért, mert valami sok időt vesz igénybe, pazarolja az idejét.

5. 
   

   
   Keresse meg mi a baj. Ha napi három órát töltenek be munkapapírok küldésével, akkor valószínűtlen, hogy képes lesz csökkenteni az erre a tevékenységre fordított időt. Ha azonban négy vagy öt alkalmazottat küld egymás között, akkor csökkentheti az erre a tevékenységre fordított időt.

6. 
   

   
   Változtasd meg szokásaikat. Bármi is legyen az időgazdálkodás problémájával, mindig van megoldás. Miután megtalálta az ideje pazarlását vagy az idő eltöltésének módját, összehangolt erőfeszítéseket kell tennie az időgazdálkodási szokások megváltoztatására.
   • Ha túl sok időt tölt a házimunkával vagy az étkezés előkészítésével, fontolja meg házvezetőnő vagy főző felvételét. Néhány ember számára idejük többet ér, mint a pénzük.
   • Napja nagy részét céltalanul szörfözhet az interneten. Bizonyos webhelyekhez vagy közösségi hálózatokhoz való hozzáférését korlátozhatja, ha inkább más dolgokra van szüksége.

2. rész A figyelemelterelés elkerülése

1. 
   

   
   Határozza meg az életében zavaró tényezőket. A folyamatos figyelmezetlenség a legnagyobb veszélyt jelenti a megfelelő időgazdálkodásra. Meg kell értenie, hogy mely tevékenységek vagy mely egyének hajlandóak pazarolni az idejét. Legyen szó egy olyan barátról, aki soha nem hagyja abba a beszélgetést, vagy egy bűntudatból fakadó örömről, amely elront téged a munkájáról, meg kell találnia a módját, hogy elkerülje minden olyan dolgot, amely pazarolja az idejét.
   • Ha sok időt töltenek olyan dolgokra, amelyek nem adnak kívánt eredményeket, akkor valószínűleg ez egy figyelmetlenség az életében, amit kerülni kell.
   • Ha irodában dolgozik, akkor valószínűleg sok kollégája figyelmét zavarja. Kerülje a felesleges beszélgetéseket, ha dolgai vannak. Ne felejtse el azonban, hogy irodai hozzáállása ugyanolyan fontos a karrier előrehaladása szempontjából, mint az időgazdálkodási képességei, tehát ne legyen rossz.

2. 
   

   
   Kerülje a hosszú beszélgetéseket a telefonon. Ha sok időt tölt a telefonon lógva, akkor lehet, hogy módosítania kell a beszélgetési szokásait. Gyakran gyorsabban érhet el eredményeket személyes szemlélettel, nem telefonos beszélgetéssel, ezért csökkentenie kell a vonalon lógni töltött időt.
   • Számos telefonbeszélgetés, különösen az elején vagy a végén, felesleges vagy felesleges beszélgetéseket is tartalmaz. Az emberek hajlamosak eltérni a témától, miközben telefonban vannak, ezért odafigyelned kell. A személyes találkozók során könnyebben érzi magát csak az ön érdeklődésének témájáról. Ez azért történik, mert a hívó előtt nincs más figyelmeztetés.

3. 
   

   
   Ne töltsön túl sok időt az interneten. Sokan a hálózatot fontos eszközként használják a szükséges feladatok elvégzésére. Ugyanakkor éppen olyanok vannak, akik haszontalan cikkeket vagy sporthíreket olvasnak, vagy csillagok, macskák vagy kölyökkutyák képeit nézik. Fókuszáljon az internet használata közben. Vannak olyan programok, amelyeket telepíthet, amelyek blokkolnak bizonyos alkalmazásokat, webhelyeket és domaineket, hogy segítsenek csökkenteni az internet által kínált zavaró képességeket.
   • Kerülje a Facebook-ot és más közösségi oldalakat, ha állítólag valami másra összpontosít.
   • Ezenkívül sok időt pazarol a különféle témák keresésére a Google-on. Gondolkodhat egy téma gyors keresésén, és mielőtt megismerné, három órát töltött a háló mélységének kutatásával.

4. 
   

   
   Használjon "ne zavarja" jelet. Valószínűleg ismered ezt a táblát, amely a szállodai szobák ajtaján lóg. Ugyanolyan hatékony lehet az irodában vagy a munkahelyén. Ezt a fajta jelölést úgy veheti fel, hogy felveszi azt a következő szállodában, ahol tartózkodik, vagy kinyomtathatja azt az otthoni otthonában, amelyet szükség esetén az irodaajtón lóghat. Ez segít elkerülni a felesleges beszélgetések kockázatát, amelyek elvonják a munkát.
   • Ha otthon dolgozik, elengedhetetlen, hogy külön munkaterület legyen egy erre a célra szolgáló hely. Ne dolgozzon a ház közös területein, mivel a TV, telefon vagy videojáték-konzol könnyen elterelheti a munkáját.

5. 
   

   
   Szánjon időt az elkerülhetetlen zavarásokra. Vannak olyan zavaró tényezők, amelyeket az emberek egyszerűen nem tudnak elkerülni. Előfordul, hogy a főnöke jön hozzád, hogy megvitasson dolgokat, és másoknak, vagy a család egy idősebb tagjának, akinek segítségre van szüksége az egyszerű dolgokban. Bármi legyen is az elkerülhetetlen zavaró tényező, ha előre elkészíti, akkor az nem zavarja meg a szükséges időt más projektekhez vagy tevékenységekhez, amelyeket be kell fejeznie.

3. rész Az idő hatékony felhasználása

1. 
   

   
   Írj mindent. Ne támaszkodjon memóriájára a teljesítendő feladatok elvégzéséhez. Írja le mindazt, amit tennie kell egy helyen, és készen áll arra, hogy céljai elérése érdekében gyakran megnézze ezt a listát.
   • Még akkor is, ha a kérdés önnek kisebbnek vagy másodlagosnak tűnik számotokra, vegye figyelembe. A naptárát olyan apró megjegyzésekkel kell kitölteni, mint például "hívd John", "keressen haszonkulcsot" vagy "küldd el a főnöknek".
   • A megjelenő feladatok rögzítéséhez folyamatosan tartson magával egy notebookot. Úgy gondolja, hogy emlékezni fog később írni, de nem fogja megtenni.

2. 
   

   
   Használjon naptárt. Ha egyszerű naptárral bővíti az eszközöket, amelyek segítenek a szervezésben, hatékonyságosan tudja megszervezni az idejét. Írjon új határidőket, házi feladatokat vagy értekezleteket, amikor azok hozzáadódnak az ütemtervéhez. Minden reggel szánjon időt a naptár újbóli elolvasására, hogy megtudja, mi áll előttünk.

3. 
   

   
   Kerülje a túlmunkálást. Szervezze meg ütemtervét úgy, hogy ne kelljen túl sok tennivalót tennie, vagy hogy egyidejűleg túl sok projektért legyen felelős. Mielőtt bármit elfogadna, ellenőrizze a naptárát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy van idő. Ez segít megőrizni a rendszert, és rendszeresen átnézheti a naptárát.

4. 
   

   
   Távolítsa el a zavaró képességeket. Szervezze hatékonyan az idejét azáltal, hogy eltávolítja azokat az elemeket, amelyek zavaró tényezők lehetnek, vagy amelyek elveszíthetik a célod elől, vagy késhetnek. Tartsa távol a TV-ket és a játékkonzolokat attól a helyiségtől, ahol tanulni vagy számlákat fizet, hogy csak azokra a feladatokra összpontosítson, amelyeket először el kell végezni, és hogy a hobbijait később megőrizze.

5. 
   

   
   Szervezze meg a feladatokat. Kezelje hatékonyan idejét úgy, hogy először megszervezi magát néhány fontos vagy sürgős feladat elvégzésére. Vegye figyelembe a naptárában úgy, hogy kiemeli egy speciális színjelölővel, vagy matricával. Először vigyázzon ezekre a sürgős tevékenységekre, hogy elegendő idő álljon rendelkezésére a befejezéshez, majd végezzen kevésbé sürgős tevékenységeket, miután elvégezte az első tevékenységeket.
   • Ne habozzon, időről időre változtassa meg prioritásait. Vannak olyan dolgok, amelyek megjelenhetnek az utolsó pillanatban, és amelyek gyorsan igényelnek a figyelmére. Önnek abba kell hagynia azt, amit csinál, és néha az energiáját és idejét egy last-minute tevékenységre kell összpontosítania. Csak ügyeljen arra, hogy ez ne forduljon elő túl gyakran.
   • Ha rájössz, hogy folyamatosan átalakítja prioritásait a nap folyamán, valami nincs rendben. Még ha az idő felhasználásában kisebb változtatásokra is számítanunk kell, és ha folyamatosan változtatnunk kell, akkor az lehet, hogy azóta nem rendezte megfelelően tevékenységeit.

6. 
   

   
   Légy reális. Adj magadnak reális időt az egyes feladatok elvégzéséhez. Ha úgy gondolja, hogy egy tevékenység fél órától egy óráig tart, add meg egy órát. Ha reálisnak tartja, hogy mennyi ideig tart egy tevékenység, elkerülheti a túlterhelést vagy a késést.
   • A megelőzés mindig jobb, mint a gyógyítás, és több időt ad Önnek, mint amennyire szüksége van. Ha korábban befejezi a feladatot, akkor léphet a következő feladatra, amely nem befolyásolhatja a termelékenységet.

7. 
   

   
   Szervezze meg az alaptevékenységeket. Ne felejtsd el megszámolni az alapvető tevékenységekhez, például étkezéshez vagy zuhanyzáshoz szükséges időt. Ez természetesen számíthat Önnek, de fontos, hogy időt fordítson a tevékenységek között, hogy megfeledkezzen róla, vagy ne késjen.

8. 
   

   
   Használjon emlékeztető rendszert. Az ütemezésen kívül hozzon létre egy egyszerű emlékeztető rendszert, hogy emlékezzen a fontos feladatokra és a határidőkre. Használja a post-it vagy a riasztásokat a telefonon a nap bizonyos napjain, hogy emlékezzen tenni valamit vagy tervezni egy tevékenységet. Ez a rendszer segít elfelejteni semmit.
   • Kerülje, hogy másokra támaszkodjon, hogy emlékezzen arra, amit tennie kell. Valószínűleg el fognak felejteni, mint te is elfelejtnéd magad.
   • Ha van valami nagyon fontos dolga, szervezzen sok emlékeztetőt. Nem szabad figyelmeztetni a post-it-t vagy a riasztást a telefonon.

9. 
   

   
   Kérjen segítséget. Kérjen meg valakit, hogy segítsen, vagy delegáljon egyszerűbb feladatokat, ha szükséges. Segít önnek az ütemterv kezelésében, ha büszke önmagára, és felkéri valakit, hogy végezzen egyszerű feladatokat, például segítsen a házimunkában vagy készítsen vacsorát, amikor elfoglalt.
   • Ügyeljen arra, hogy felelősségeit képzett személyekre ruházza át. Nem elegendő a kérdéses feladat befejezése, hanem azt is szeretné, ha jól teljesítené.
   • Ne használja azt a szokást, hogy folyamatosan segítséget kérjen kollégáitól. Ez azt jelzi, hogy nem tudja, hogyan kell kezelni az idejét. Lusta lesz és nem motivált.

10. 
    

    
    Értékelje termelékenységét. Időről időre vissza kell lépni és elemezni kell az elért eredményeket, az előadás minőségét és az időt, amely eltartott. Ha megismeri munkája és életének ezeket a vonatkozásait, képes lesz változtatni ütemtervében és napi szokásaiban, ami meglepően hatékony eredményeket eredményezhet.

11. 
    

    
    Jutalmazza meg magát. Ha keményen vagy túl sokkal dolgozik, akkor kimerültséggel jár, és neked nehéz lesz a legegyszerűbb feladatokra koncentrálni. Akkor időnként szüneteltetnie kell egy pillanatot, hogy megünnepelje az elért eredményeket, és jutalmazza meg magad azáltal, hogy valami igazán szereti.
    • Ügyeljen arra, hogy szabadidejét szórakozásra töltse. Kapcsolja ki a telefont, és ne válaszoljon kérdéseire. Ha összekeveredik a munka és az öröm, akkor nem fogja élvezni magát, és felhalmozódni fog a fáradtság.
    • Ha hétfőn vagy pénteken dolgozik, pihenjen a hétvégén. Ha éppen három hónapot töltött szünet nélkül ugyanazon a projekten, vegyen egy kis vakációt, miután kész.